Neste artigo, queremos trazer uma outra discussão: e se ao invés de somente focarmos em estratégias para reduzir o turnover, dermos um passo adiante e pensarmos em como reduzir os altos impactos da rotatividade?

Para esclarecermos, não estamos falando que reduzir o turnover não seja importante. Muito pelo contrário, mas como a rotatividade é algo natural de qualquer negócio, é fundamental pensarmos em ações para que desligamentos – voluntários ou não – não tragam impactos negativos ao negócio.

Dentre essas ações está a gestão do conhecimento, necessário a todas as áreas de atuação das empresas, em especial no campo da gestão de projetos. Para saber mais, confira a seguir:

Gestão do conhecimento e a gestão de projetos

A importância da transferência de conhecimento na gestão de projetos foi abordada em um dos episódios do Podcast Projectified®. O podcast é realizado pelo PMI e apresenta uma série de conversas sobre tópicos importantes e tendências emergentes que impactam o mundo dos gerentes de projeto.

Um dos pontos levantados no programa é: como converter o conhecimento individual em conhecimento organizacional? Se levarmos em consideração “que o gerenciamento de projetos tem sido aplicado em larga escala em diferentes setores (…), é fundamental adquirir as lições aprendidas em projetos anteriores”. A frase foi extraída do artigo How to facilitate the knowledge transfer (PMI).

Como uma das respostas à pergunta do parágrafo acima, os participantes do podcast sugerem que a chave para que os colaboradores se comprometam com a gestão do conhecimento é vincular o sucesso de cada indivíduo ao sucesso da empresa. Assim, cada um verá a si próprio como parte integrante de uma equipe maior e, com isso, entenderá que precisam ter um compromisso com a excelência.

É justamente esse compromisso, somado à experiência, ao dinamismo e à criatividade que diferencia uma organização da concorrência. Por essa razão, as organizações precisam reter o conhecimento.

Como fazer a transferência de conhecimento?

A gestão de conhecimento é um processo de progressão contínua de aprendizagem, ajuste e melhoria. Ela significa aprender com o passado e ajuda a economizar dinheiro, uma vez que garante que erros não sejam repetidos.

Roger Forsgren, diretor de conhecimento da NASA, em sua participação no Podcast Projectified® acredita que um ambiente aberto, no qual todos em uma equipe têm a oportunidade de se expressar e recebem os recursos para aprender e obter o treinamento certo, tem como resultado um melhor gerenciamento de projetos, bem como economia de custos.

Para falar sobre o que a NASA faz, Forsgren conta que a agência possui um banco de dados de lições aprendidas, com mais de mil documentos individuais. Muitos deles são acessíveis para o público em geral no próprio site da agência.

Segundo ele, a decisão de criar um banco de dados surgiu para consolidar todas as ferramentas de conhecimento e as lições aprendidas, bem como disponibilizar treinamentos para possibilitar o acesso rápido e fácil da força de trabalho técnica da NASA. Ele também explica que o plano de gestão do conhecimento é um requisito de todos os programas e projetos da agência.

Além de documentar todas as etapas, atividades, problemas, soluções e tomadas de decisão, Forsgren destaca a importância de ter o apoio da alta administração para que a gestão do conhecimento seja levada a sério.

Como ele mesmo fala: “Esse (a alta administração) é o primeiro lugar para explicar o valor e o retorno do investimento das lições aprendidas e da gestão do conhecimento em uma organização”.

Já para Betsy Mathew, diretora de desenvolvimento organizacional e gestão de talentos da Dark Matter, com sede em Abu Dhabi, nos Emirados Árabes Unidos, uma maneira de introduzir a gestão do conhecimento é organizar pequenas sessões de compartilhamento de conhecimento. Como ela sugere, qualquer pessoa que participe de uma conferência, por exemplo, deve compartilhar o que aprendeu com o resto da organização.

Obstáculos para a transferência de conhecimento

Mustafa Hafızoğlu, diretor de programa da Space & Defense Technologies em Ancara, Turquia, também participou do podcast. Para ele, um dos obstáculos para colocar em prática a gestão do conhecimento é a falta de disponibilidade das pessoas em compartilharem o que sabem.

Muitas podem ver nesse compartilhamento uma ameaça às suas carreiras. A fim de mudar essa visão, Hafızoğlu acredita que a resposta está nos benefícios em transferir conhecimento. Nesse caso, o ponto-chave é deixar bem claro a todos que se trata de uma relação ganha-ganha, isto é, empresa e colaboradores colhem os frutos.

Para Mathew, um outro problema enfrentado é presumir que a transferência de conhecimento acontece por si só. “Pelo contrário, se não prestarmos atenção, a base de conhecimento de nossa equipe ou empresa definitivamente desaparecerá”, fala.

Qual o valor da gestão de conhecimento?

Uma vez que a alta administração esteja envolvida na gestão do conhecimento, ela mostra a toda a empresa que a transferência é necessário e fundamental para um negócio. Afinal, quando os colaboradores transferem o que sabem, os resultados do projeto melhoram e os objetivos estratégicos são alcançados.

Forsgren cita como exemplo o acidente do ônibus espacial Columbia, um dos seis veículos espaciais construídos para o Programa Space Shuttle. Ele relembra que na ocasião a agência publicou um relatório detalhando tudo o que aconteceu e os motivos do fracasso da missão.

Essa foi, de acordo com ele, a melhor maneira de mostrar à força de trabalho que a gestão do conhecimento e o aprendizado com o passado são fundamentais para gerenciar projetos e conduzir negócios. Muitos aprendizados foram extraídos da tragédia do Columbia e a NASA aprendeu com ela. “Esse é o valor real das lições aprendidas”, resume.

Na visão de Mathew, a gestão do conhecimento, com sua transferência de informações em grupos, incentiva os colaboradores a se reunirem, fazerem networking, colaborarem e compartilharem objetivos e metas comuns em termos de seus interesses no assunto.

Além disso, ela ressalta que a gestão do conhecimento é a grande alavanca para garantir a retenção da memória institucional. “Cada vez que alguém deixa uma empresa, um pedaço dessa memória vai junto”, diz.

Para fechar

Destacamos que para o gerenciamento de projetos a gestão do conhecimento traz vantagens como:

• Redução dos ciclos de entrega;
• Otimização dos recursos;
• Padronização da qualidade;
• Maior probabilidade de entrega no prazo e dentro do orçamento em 50%;
• Aumento das margens de lucro;
• Aprendizado contínuo;
• Dentre tantas outras.

Como está sua empresa na gestão do conhecimento? Se for o caso, fique à vontade para compartilhar conosco nos comentários algumas das práticas já adotadas.

Este post foi útil? Compartilhe-o com seus colegas. Para mais conteúdo como este, e para ficar por dentro de boas práticas da gestão de negócios, visite o Glicando, o blog da Glic Fàs.

Créditos imagem principal: Pixabay por Gerd Altmann.

O post Você sabe quanto vale transferir conhecimento? apareceu primeiro em Glic Fàs.

Para pequenas e médias empresas, perder o conhecimento pode não parecer envolver altos custos. Todavia, os impactos podem ser muito mais prejudiciais quando comparado com grandes corporações. A razão é simples: quanto menor o negócio mais vemos uma única pessoa responsável por áreas de conhecimento cruciais, como RH, TI ou finanças (o que não acontece nas grandes empresas, que contam com equipes maiores).

Além da perda de conhecimento, a produtividade também é afetada. Por consequência, a lucratividade é igualmente impactada. Para entender melhor sobre o tema, confira o artigo.

O que é Gestão do Conhecimento?

A Gestão do Conhecimento (do inglês Knowledge Management – KM) é o processo de capturar, distribuir, gerenciar e efetivamente usar o conhecimento em toda a empresa. Uma explicação mais completa vem do Gartner, que diz que a “Gestão de conhecimento é uma disciplina que promove uma abordagem integrada para identificar, capturar, avaliar, recuperar e compartilhar todos os ativos de informação de uma empresa. Esses ativos podem incluir bancos de dados, documentos, políticas, procedimentos e conhecimento e experiência previamente não capturados em trabalhadores individuais.”

São três os tipos de conhecimento envolvidos: tácito, explícito e implícito. Quando o conhecimento deriva da experiência pessoal, contexto ou prática (e que está preso no cérebro), damos o nome de conhecimento tácito. Assim, a Gestão do Conhecimento fornece os meios para que todo o conhecimento retido em cada colaborador seja facilmente compartilhado entre os membros da equipe. Isso significa que a empresa não deixa de usufruir do conhecimento de um funcionário que está de férias ou de atestado, por exemplo.

Com relação ao conhecimento explícito, que é codificado, tratamos de conhecimento que foi documentado e é facilmente acessível. Por ser de uma natureza simples, ele é muito mais fácil de armazenar e recuperar em um sistema de gerenciamento do conhecimento. No entanto, existe o desafio de garantir que ele seja revisado e atualizado constantemente.

Já o implícito está incorporado no processo, nas rotinas ou na cultura organizacional. Pode existir em um formato formalizado, como um manual ou diretrizes escritas, mas o conhecimento em si não é explícito. Em vez disso, ele geralmente vive da maneira que uma organização é executada.

Por que a Gestão do Conhecimento é importante?

“Como a sociedade mudou gradualmente para uma ‘economia da informação’, a necessidade de acesso à informação aumentou”. A frase, retirada do artigo The High Cost of Not Finding Information (O alto custo de não encontrar informações), já mostra o quanto evoluímos para a necessidade de adoção da Gestão do Conhecimento. Mas podemos ir um pouco além. De modo geral, dentre os motivos pelos quais a GC é importante, destacamos:

• Promove a inovação, uma vez que o conhecimento compartilhado pode inspirar ideias;
• Garante que informações e recursos relevantes possam ser acessados pelos funcionários quando eles precisarem;
• Mesmo se um colaborador sair da empresa, o conhecimento importante é mantido dentro do negócio;
• Garante que sua organização efetivamente aproveite os conhecimentos existentes;
• Conhecimento e informação são ativos.

A Gestão do Conhecimento para pequenas e médias empresas é particularmente crucial, pois elas tendem a sofrer mais erosão do conhecimento em casos como:

• Rotatividade de funcionários (turnover), especialmente quando os profissionais procuram por maiores salários oferecidos pelas grandes empresas.
• Sucessão familiar, já que mudança de liderança pode fazer com que líderes e gestores deixem a empresa e levem consigo todo o conhecimento. Além disso, sem a gestão do conhecimento o dono, ao passar o bastão, pode levar consigo informações essenciais (por isso é importante a empresa ter um plano de sucessão).
• Aquisição, quando uma empresa adquire ou assume a organização e isso, às vezes, resulta em rotatividade de funcionários.
• Demissão.

Como adotar a Gestão do Conhecimento em pequenas e médias empresas?

A Gestão de Conhecimento pode ser tão simples quanto ter uma sala de arquivos para armazenar contratos importantes ou tão complexa quanto a tecnologia de inteligência artificial que coleta, armazena e recupera informações.

Para que uma estratégia de Gerenciamento do Conhecimento seja implementada com sucesso, é importante que pequenas e médias empresas minimizem o tempo e os encargos financeiros da implementação. Abaixo elencamos alguns pontos importantes para colocar em prática a GC:

1. Analise como sua empresa gerencia atualmente seus recursos de conhecimento. Identifique como ela recebe os dados de seus colaboradores, fornecedores, parceiros, clientes, mercado e produto.
2. Elenque todos os canais de informações e realize uma auditoria de como as mesmas são armazenadas, usadas e que benefícios sua empresa obtém dessa metodologia.
3. Verifique se há canais de informação que poderiam ser melhores utilizados. Por exemplo, as reclamações de clientes devem ser reconhecidas como informações sobre como melhorar processos e ofertas de serviços.
4. Conscientize os colaboradores sobre a Gestão do Conhecimento. Para isso, é importante definir e comunicar conceitos, desenvolver terminologia e criar um entendimento comum em toda a organização.
5. Documente processos e procedimentos e crie manuais, FAQs, boas práticas, lições aprendidas etc.
6. Alinhe a Gestão do Conhecimento com a estratégia de negócios, ou seja, os resultados esperados e como verificá-los.
7. Adote ferramentas de Gerenciamento de Conhecimento na nuvem que sejam simples de usar.
8. Use e abuse da tecnologia. Encontre soluções que tenham integrações com os programas e aplicativos que os funcionários já estão usando. Lembre-se de que o ideal é ter uma fonte central de informação. Se o conhecimento for distribuído por várias ferramentas, será difícil para as pessoas encontrarem o que precisam.

Destacamos que a Gestão do Conhecimento é um processo contínuo e evolutivo. Há um ciclo constante de adicionar novo material e eliminar aqueles que estão desatualizados. Avalie continuamente sua estratégia e vá aprimorando-a sempre que necessário e de modo que ela acompanhe o crescimento da empresa.

Concluindo

Independentemente do seu tamanho, todas as organizações precisam de estratégia, sistemas e ferramentas de GC a fim de utilizarem o máximo de seus recursos de conhecimento. Para pequenos e médios negócios, essa gestão tem um papel ainda mais relevante, especialmente porque a rotatividade de funcionários tende a ser mais alta.

Seja qual for o seu negócio ou mercado, lembre-se que todos os seus colaboradores têm conhecimento valioso que vale a pena compartilhar. A partir do momento que sua organização tem uma estratégia de Gestão do Conhecimento implementada, os profissionais podem acessar a base de conhecimento para resolver e impedir futuros problemas.

Gostou desse artigo? Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Fique também à vontade para deixar um comentário. E se você tiver interesse em nossos outros materiais, acesse o Glicando, o blog da Glic Fàs.

Créditos imagem: Pixabay por Angela_Yuriko_Smith

O post Gestão do conhecimento para pequenas e médias empresas apareceu primeiro em Glic Fàs.