Tudo o que está escrito no primeiro parágrafo resume um aspecto da função dos PMOs. Mas, é preciso ir um pouco mais além. Os tempos atuais, que exigem mudanças constantes das organizações, requerem a atuação de um PMO não apenas no nível tático. É preciso pensar na transformação para um PMO estratégico.

O que faz um PMO estratégico?

Como citado no estudo Strategic PMOs play a vital role in driving business outcomes (tradução literal para o português: PMOs estratégicos desempenham um papel vital na condução de resultados de negócios), historicamente, os PMOs concentraram-se em supervisionar as atividades táticas que apoiavam o desenvolvimento e a implementação de projetos. Hoje, ao passar para uma atuação mais estratégica, o Escritório de Gerenciamento de Projetos capacita executivos a alcançarem melhores resultados de negócios e a agirem com mais agilidade.

Isso é possível porque o PMO estratégico cria um conjunto básico de práticas que oferecem resultados consistentes. Além disso, ele tem um espírito proativo e vai além das operações do dia a dia, buscando formas novas e eficazes de expandir o mercado de atuação da organização.

Ainda, por meio da análise de portfólio, os PMOs estrategicamente alinhados ajudam os executivos a avaliar a viabilidade de suas ideias. Outros pontos a destacar, ainda conforme o estudo:

• O PMO estratégico impulsiona o sucesso do negócio por meio de práticas de entrega consistentes que controlam o risco e aumentam a produtividade. A consistência se dá por meio de abordagens bem projetadas e altamente adaptáveis ​​às necessidades dos mais variados projetos.
• Atuando estrategicamente, o PMO consegue incentivar e apoiar na mudança organizacional necessária para o crescimento. Ele entende que gerenciar as sutilezas da cultura corporativa é essencial para a construção de práticas sustentáveis ​​que podem ser otimizadas ao longo do tempo.
• Toda empresa sabe que, se quiser ganhar e reter a fidelidade do cliente, além de conquistar novos negócios, deverá haver um esforço contínuo para atingir a excelência. PMOs estrategicamente alinhados entendem que a expansão da marca tem a ver também com a excelência na gestão de projetos.
• PMOs estratégicos são também “parceiros estratégicos”, pois precisam demonstrar que são líderes de negócios que apoiam o trabalho da organização, em vez de serem apenas uma função de execução tática.

Quais os desafios de um PMO estratégico?

Seguindo a publicação Strategic PMOs play a vital role in driving business outcomes) a transição do tático para o PMO estratégico representa desafios universais.

Um dos que mais chama a atenção é o conhecimento inconsistente em gerenciamento de projetos. De acordo com o estudo, a noção de gerenciamento de projetos ainda é tida como algo que todos podem fazer. Para muitas empresas, somente os projetos estratégicos mais visíveis merecem um gerente de projeto treinado e qualificado.

Por essa falta de conhecimento sobre a importância de um Escritório de Gerenciamento de Projetos é que para muitas organizações o investimento em um PMO estratégico é visto como uma despesa.

Outros desafios que podemos citar:

• Proporcionar um foco organizacional na melhoria da gestão de projetos, programas e portfólios;
• Otimizar a capacidade e uso de recursos escassos;
• Levantar questões estratégicas aos níveis mais altos da organização, a fim de facilitar uma eficaz tomada de decisões;
• Desconexão (ou falta de alinhamento) entre executivos e PMOs.

Como ser um PMO estratégico?

Além da proatividade, já citada aqui, o PMO estratégico incorpora o pensamento estratégico, ou seja, ele enxerga possibilidades para o futuro, explora as incertezas, prepara-se para agir em longo prazo e tem um pensamento crítico. Também, é capaz de antecipar mudanças no mercado, identificar oportunidades emergentes, prever riscos, entre outros fatores.

Justamente por explorar incertezas e antecipar mudanças, não podemos deixar de mencionar que PMOs bem-sucedidos reconhecem a importância do gerenciamento de riscos. Outras características incluem:

• Incorporar a transformação digital;
• Dominar a gestão do tempo; e
• Ser hábil na resolução de problemas.

Os pontos acima foram citados em outro artigo publicado pela Glic Fàs, denominado Quais são as competências estratégicas de gestão de projetos?. Após ler este post, recomendamos a leitura do texto.

É importante também destacar que o PMO estratégico entende do poder da transparência das informações. Quanto a isso, ele é hábil em definir métricas diretamente ligadas a objetivos estratégicos, bem como a usá-las consistentemente em toda a organização.

Os PMOs estratégicos de sucesso atendem primeiro às necessidades de suas organizações e não subestimam o risco e a escala das mudanças significativas. Eles conseguem identificar as principais partes interessadas, ouvir suas necessidades e consultá-las com frequência para obter confiança e aceitação.

A fim de sair do nível tático, PMOs estratégicos devem participar ativamente do planejamento estratégico e ajudar a moldar a estratégia fornecendo feedback aos executivos com relação aos custos, desempenho e andamento dos projetos. E mais: devem assegurar que a empresa invista no melhor conjunto de projetos e programas e aproveite ao máximo os benefícios possíveis desses investimentos.

A excelência no gerenciamento de projetos continua sendo uma capacidade crítica para os PMOs. Atualmente, organizações mais bem-sucedidas reconhecem o papel específico do gerente de projeto e constroem programas significativos de aprendizado e desenvolvimento para amadurecer as habilidades de gerenciamento de projetos.

Isso significa que o esforço não é só do PMO, mas também da empresa em reconhecer a importância do papel e incentivar o desenvolvimento do Escritório de Projetos. Por fim, o PMO estratégico de sucesso é uma combinação de pessoas, processos e ferramentas.

Concluindo

Construindo transparência e consistência no planejamento de portfólio, projetando métodos inovadores de execução e impulsionando o aprendizado e o desenvolvimento, os PMOs estratégicos de alto desempenho capacitam seus executivos a agir com mais agilidade e alcançar melhores resultados de negócios. Com isso, toda a empresa sai ganhando.

Se quiser saber mais, entre em contato conosco. Será um prazer entender melhor das necessidades da sua empresa e como podemos apoiá-la a entregar valor aos seus stakeholders com um PMO estratégico

E caso você queira entender melhor sobre Gestão de Projetos, indicamos a leitura do post Você sabe o que é gestão estratégica de projetos?

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É o PMO também que cria e mantém uma metodologia consistente de gerenciamento de projetos, buscando reduzir os custos do projeto e eliminar aqueles considerados redundantes, ou que não trarão os resultados esperados.

A colaboração entre projetos é aumentada graças aos PMOs. Conhecido como Escritório de Gerenciamento de Projetos, é igualmente função do PMO fornecer controle centralizado, coordenação e relatórios de escopo, mudança, custo, risco e de qualidade para todos os projetos.

Além disso, é ele que consegue proporcionar uma melhor coordenação com os recursos certos (que tenham as habilidades certas) para executar os projetos consistentemente. Aliás, consistência, tanto na execução quanto no planejamento de um projeto, são ganhos de organizações que possuem um PMO.

Mas, para que todos esses benefícios possam ser sentidos, não basta apenas criar toda uma estrutura de PMO e não acreditar nele. É preciso trabalhar com o empoderamento do PMO.

O apoio do PMO

O papel estratégico do PMO é vital, uma vez que ele é responsável por alinhar o portfólio de projetos à estratégia de negócios, aprimorar a governança, navegar pelos riscos, impulsionar a realização dos benefícios e gerenciar talentos.

Empresas que dão empoderamento ao PMO permitem que ele identifique os benefícios esperados de um projeto e – mais do que isso – esforce-se para que esses benefícios sejam mantidos após o encerramento do projeto.

Outro ponto importante: hoje em dia, escopo, tempo e custo de um projeto não são mais suficientes para medir o sucesso de uma iniciativa. É preciso que ela traga benefícios à organização. É o PMO que traz esse olhar focado em resultados.

No entanto, para que esses resultados se concretizem é preciso agir no tempo esperado, realizando as mudanças necessárias. Mudanças essas que sempre fizeram parte do ambiente de negócios, mas ocorrem de forma cada vez mais acelerada.

Exatamente por isso que, conforme destaca a publicação “Strategic Initiative Management – The PMO Imperative”, do Boston Consulting Group (BCG), empresas que querem manter-se competitivas devem otimizar simultaneamente:

• A forma como administram os negócios; e
• A forma como mudam os negócios.

Logicamente, atingir a excelência na administração e na mudança de negócios é algo muito mais fácil de dizer do que de fazer. Sabemos que líderes enfrentam diversos desafios para atingir as metas ao mesmo tempo que precisam gerenciar questões operacionais.

Além disso, para muitos desses líderes, oferecer iniciativas de mudança de negócios é um desafio imenso. Contudo, enfrentar esse desafio está se tornando uma necessidade competitiva.

“Posicionado corretamente, suportado e equipado, o PMO pode desempenhar um papel importante ao ajudar uma organização a enfrentar esse desafio”, destaca a publicação do BCG.

Empoderamento do PMO: como e por quê?

Dar ou conceder o poder. Este é o significado de empoderamento. Quando tratamos do empoderamento do PMO é exatamente isto: permitir que ele faça parte das iniciativas estratégicas, para que tenha o poder de não apenas apoiar a implementação de um projeto, mas também de apoiar na execução da estratégia.

Dando empoderamento ao PMO, o escritório de gerenciamento de projetos ajuda a garantir o progresso da organização e detectar problemas emergentes, sem enfraquecer a propriedade das iniciativas.

Como aborda a publicação do BCG, tudo começa quando o C-level entende da importância, para a organização, em aprofundar as habilidades de gerenciamento de projetos. E, ainda, quando o alto escalão executivo reconhece o papel crítico que um PMO pode desempenhar.

Para serem estratégicos, os PMOs devem promover a transparência sobre os problemas à medida que vão surgindo, fornecendo aos líderes seniores os meios para fazer correções de curso a tempo de garantir que a iniciativa geral atinja seu alvo.

A fim de que isso seja possível, é imperativo ter um ambiente no qual as pessoas, especialmente os gerentes de negócios que executam iniciativas, estejam dispostas a pedirem ajuda, compartilhar informações, ou avisar quando um problema crescente for identificado.

Entendendo melhor: o PMO precisa ter todas as ferramentas, bem como todo o apoio e transparência dos executivos e gestores, para entregar a cada um deles informações corretas (pertinentes a cada área) e que realmente tenham relevância para as tomadas de decisão.

Portanto, para garantir que as principais iniciativas estratégicas ofereçam valor enquanto não interferem nos negócios em andamento, PMOs e líderes executivos devem estar alinhados e atuar em parceria.

Importante

Outro item de destaque mencionado pela publicação do BCG é o fato de que os PMOs devem contar com o pessoal certo. Somente assim poderão realmente servir como administradores de valor em apoio a iniciativas estratégicas.

Aqui, é importante o esforço da área de Recursos Humanos da empresa. Focar o desenvolvimento de talentos apenas nas habilidades técnicas de gerenciamento de projetos já não basta mais.

“As organizações também precisam desenvolver um portfólio de talentosos funcionários do PMO com habilidades estratégicas, de negócios e de liderança”, destaca o texto.

Na mesma linha, o PMI, em um relatório intitulado “Talent Management – Powering Strategic Initiatives in the PMO”, destaca que, ter o talento para implementar iniciativas estratégicas de projetos com sucesso, “é a capacidade crítica que oferece às organizações uma vantagem competitiva para navegar pelas mudanças necessárias”. A chave para desbloquear esse recurso (para que possamos tratar do empoderamento do PMO) está, como bem traz o texto, na excelência no gerenciamento de talentos.

Nesse sentido, os líderes de negócio precisam entender que devem impulsionar o talento por meio de uma parceria com o RH. É necessário que haja:

• Forte alinhamento entre recursos humanos (RH) e as iniciativas e objetivos estratégicos de uma organização; e
• Alta maturidade no recrutamento, retenção e desenvolvimento dos melhores talentos para gerenciar com êxito iniciativas estratégicas.

Concluindo

O empoderamento do PMO é importantíssimo para que o escritório de projeto seja estratégico. Por sua vez, a adoção de uma orientação mais estratégica significa que os PMOs precisarão ocupar um novo papel na implementação de esforços estratégicos, o que requer capacidades aprimoradas.

Por fim, para que o empoderamento do PMO possa ocorrer, a organização deve apoiar a mudança, confiando que seu escritório de gerenciamento de projetos controla a gestão dessas mudanças com toda a competência necessária.

Caso você queira aprofundar-se um pouco mais, deixamos a sugestão dos dois textos utilizados como fontes para este artigo:

• Strategic Initiative Management – The PMO Imperative
• Talent Management – Powering Strategic Initiatives in the PMO

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Escritórios de gerenciamento de projetos bem-sucedidos estão constantemente procurando melhores maneiras de garantir que suas práticas estejam alinhadas com as necessidades da organização. Essas necessidades são decorrentes do processo de amadurecimento de ambos: organização e clientes.

Se para continuar agregando valor o PMO necessita que as práticas e as necessidades de seus clientes caminhem lado a lado, à medida que essas necessidades mudam é necessário evoluir também a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos.

O que significa maturidade do PMO?

PMOs podem ser de vários tipos e ter abordagens estratégica, tática ou operacional. Independentemente do tipo ou da abordagem, a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos pode ser alta ou baixa. Para dizer o quão maduro é um PMO, é necessário avaliar o quanto ele está aderente aos objetivos de seus stakeholders.

Isso porque o nível de maturidade do escritório de gerenciamento de projetos resulta do quanto ele é capaz de gerar valor para seus clientes e para a organização como um todo. E para o aumento do valor de negócio é imperativo que haja o alinhamento de projetos aos objetivos da organização.

Como o PMO gera valor por meio dos serviços que fornece para seus clientes, a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos pode ser resumida como sendo o nível de sofisticação com o qual ele fornece cada serviço pelo qual é responsável.

Como definir a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos?

Para avaliar a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos, bem como criar planos de ação pensando em sua evolução, após um extenso trabalho de pesquisa Américo Pinto, Marcelo F. de Matheus Cota e Ginger Levin desenvolveram o PMO Maturity Cube, modelo incorporado no PMO Value Ring.

O PMO Maturity Cube reúne três dimensões:

1. O nível de maturidade do escritório de gerenciamento de projetos: básico, intermediário e avançado (expresso na ilustração abaixo pela seta “Maturity”);
2. O escopo: corporativo, departamental e estratégico (expresso na ilustração abaixo pela seta “Scope”);
3. A abordagem: níveis estratégicos, táticos e operacionais (expresso na ilustração abaixo pela seta “Approach”);

As três dimensões formam um cubo, conforme exemplo retirado em artigo publicado no site do PMI:

Com relação à abordagem:

• Funções estratégicas são relacionadas às questões estratégicas da empresa ou da alta administração.
• Funções táticas relacionam-se a um grupo de indivíduos ou projetos.
• Funções operacionais atendem um projeto ou indivíduo por vez.

Como as necessidades do cliente é que definem o tipo de abordagem, é possível que as abordagens coexistam. Por exemplo, um PMO pode promover o gerenciamento de projetos (função estratégica), fornecer treinamento para gerente de projetos (função tática) e gerenciar stakeholders (função operacional).

Ao contrário do que muitos pensam, a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos não tem a ver com sua abordagem. Isto é, um PMO com atuação estratégica pode ter baixa maturidade, enquanto um com abordagem tática pode ser altamente maduro. Como comentado, a definição do quão maduro é um PMO está no quanto ele atende às necessidades de seus clientes.

Para a definição da maturidade do escritório de gerenciamento de projetos, os criadores do PMO Maturity Cube formularam um questionário específico para cada abordagem do PMO. Por meio dele, uma organização consegue identificar quais serviços devem ser fornecidos pelo PMO, considerando as necessidades de seus clientes.

Cada um dos três questionários (projeto empresarial, departamental e de programa-projeto) é dividido em três partes: avaliação de serviços estratégicos, avaliação de serviços táticos e avaliação de serviços operacionais.

Ao preencher o questionário, as organizações fornecem informações sobre seu nível atual de maturidade em cada serviço executado pelo PMO e também o nível desejado de maturidade, chamado de nível de meta.

Para ilustrar, confira o exemplo retirado do artigo do PMI:

Na figura acima, a coluna “Current Level” tem a ver com o nível atual de maturidade do escritório de gerenciamento de projetos. A coluna “Target Level” é o nível desejado de maturidade.

Para cada nível há um número específico de pontos. Na conclusão do questionário, as pontuações (divididas em abordagens estratégicas, táticas e operacionais) representarão a situação atual e a desejada do PMO em termos de maturidade.

A Maturidade Atual e a Maturidade Desejada são representadas por meio de percentuais. O nível de Maturidade Atual mostra o quanto o PMO está aderente aos serviços possíveis a um PMO, em seu mais alto estágio de maturidade. Já o nível de Maturidade Desejada representa onde o PMO gostaria de chegar, ou seja, qual situação gostaria de estar para ser aderente aos seus objetivos e missão, considerando apenas os serviços que de fato lhe interessam, nos estágios de maturidade esperados.

Níveis de Maturidade com percentuais entre 0% e 33% são considerados Básicos. Entre 34% e 66% são considerados Intermediários. Já os níveis de Maturidade entre 67% e 100% são vistos como Avançados.

Para explicar melhor, extraímos o exemplo do artigo “The Impact of PMOS on Strategy Implementation” publicado pelo PMI:

Como essa avaliação ajuda a aumentar a maturidade do PMO?

Entendemos que quanto melhor o PMO entregar os serviços relacionados às funções desejadas, mais valor entregará à organização. Logo, mais maduro será.

Ao avaliar o nível de maturidade do escritório de gerenciamento de processos, será possível registrar as intenções de melhoria. Isso ajudará na elaboração de um plano de ação com iniciativas que devem ser tomadas.

Com um plano de maturidade, é necessário detalhar e planejar a implementação de cada uma dessas iniciativas. Além disso, é importante estabelecer metas, objetivos e prazos para cada ação, a fim de garantir que sejam monitoradas. O monitoramento deve ser periódico, pois só assim será possível identificar desvios que podem exigir correção imediata.

Concluindo

O nível de maturidade do escritório de gerenciamento de projetos não está relacionado a como é sua abordagem (tática, estratégica ou operacional). Como explicamos, podemos ter um PMO operacional muito mais maduro do que um PMO estratégico.

Definir a maturidade de um PMO é avaliar o quanto ele consegue atingir as necessidades da organização e dos seus stakeholders. Um modelo formal que apoia essa avaliação é o PMO Maturity Level Cube.

Neste post demos um apanhado geral sobre a metodologia. Se você quiser saber mais sobre o assunto, entre em contato conosco. Aproveite que está aqui e conheça nossos outros materiais publicados no Glicando, o blog da Glic Fàs.

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Compreender as necessidades dos clientes é fundamental para que o PMO consiga trazer resultados à empresa. Mas, que resultados são esses? Quais benefícios se espera de um Project Management Office? Para encontrar as respostas a ambas as perguntas invista alguns minutos na leitura deste artigo e entenda sobre as funções do escritório de gerenciamento de projetos.

O que faz um escritório de gerenciamento de projetos?

Basicamente, é de responsabilidade do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) controlar a gestão de projetos. Ele fornece apoio, ferramentas, recursos, assistência, padrões e diretrizes a todos os gerentes de projeto.

Para entender sobre as funções do escritório de gerenciamento de projetos, imagine que de um lado temos você, o cliente, e do outro temos o PMO. Como cliente, você provavelmente tem expectativas com relação ao escritório. Como cliente, você quer resultados.

O PMO, por sua vez, quer atender às expectativas do cliente, o qual pode ser a gerência sênior, os chefes de departamento, os gestores de projetos etc. Cada stakeholder terá expectativas diferentes das funções do escritório de gerenciamento de projetos.

Para atingir a essas expectativas, o PMO trabalha com base nos benefícios que pode oferecer. A partir desses benefícios definem-se as funções de cada escritório, e por consequência faz-se seu desenho.

Sendo assim, note que o papel do PMO será diferente em cada organização. É importante que stakeholders sejam consultados a fim de que o escritório de gerenciamento de projetos compreenda as necessidades e consiga determinar como enquadrar-se na empresa.

Já que PMOs têm funções diferentes, como entender exatamente o que faz um escritório de gerenciamento de projetos?

Definindo as funções do escritório de gerenciamento de projetos

Para iniciar a discussão, partimos de uma pesquisa com 500 PMOs em todo o mundo publicada no artigo intitulado A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase I [Hobbs, J. B. & Aubry, M. (2007). A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase I. Project Management Journal, 38(1), 74–86]. A partir dela, os autores identificaram as 26 funções do escritório de gerenciamento de projetos vistas como as mais comuns. São elas:

1. Apoiar o planejamento de projetos
2. Executar tarefas especializadas para os gerentes de projetos
3. Gerenciar alocação de recursos entre projetos
4. Gerenciar interface com os clientes dos projetos
5. Gerenciar mudanças e transformações organizacionais
6. Gerenciar pessoas em projetos
7. Gerenciar projetos ou programas
8. Gerenciar os stakeholders dos projetos
9. Conduzir auditoria de projetos
10. Gerenciar a documentação dos projetos
11. Gerenciar banco de dados de lições aprendidas
12. Realizar benchmarking
13. Gerenciar reuniões de lições aprendidas
14. Promover o gerenciamento de projetos nas organizações
15. Prover o mentoring para os gerentes de projetos
16. Prover treinamento e desenvolvimento de competências para projetos
17. Prover ferramentas e sistemas de informação para o gerenciamento de projetos
18. Prover metodologia de gerenciamento de projetos
19. Monitorar e controlar o desempenho de projetos
20. Prover relatório de desempenho de projetos ou programas para a alta administração
21. Prover quadro estratégico de projetos
22. Apoiar a definição do portfólio de projetos
23. Gerenciar benefícios de projetos ou programas
24. Monitorar o desempenho do portfólio
25. Participar do planejamento estratégico
26. Prover aconselhamento à alta administração na tomada de decisão executiva

Com as principais funções do escritório de gerenciamento de projetos estabelecidas, temos a visão do PMO. Como elas variam de acordo com a organização, a fim de estabelecê-las é necessário definir os benefícios esperados pelo cliente.

Benefícios do escritório de gerenciamento de projetos

Baseando-se em seus clientes, Américo Pinto, Marcelo F. De Matheus Cota e Dr. Ginger Levin definiram os potenciais benefícios esperados dos PMOs (artigo The PMO Maturity Cube, a Project Management Office Maturity Model). São eles:

1. Maior disponibilidade de recursos com competências em gerenciamento de projetos
2. Maior disponibilidade de informação sobre lições aprendidas em experiências anteriores
3. Transferência efetiva do conhecimento
4. Melhor comunicação entre áreas da organização
5. Melhor comunicação entre a equipe do projeto
6. Melhor comunicação com o nível executivo
7. Maior confiabilidade nas informações apresentadas
8. Estimativas de prazo e custo mais confiáveis
9. Maior disponibilidade de informação de qualidade para a tomada de decisão
10. Melhor controle sobre as equipes de projetos
11. Melhor controle sobre prazo e custos dos projetos
12. Melhor controle sobre terceiros e subcontratados
13. Maior comprometimento do nível executivo com os projetos
14. Maior motivação e compromisso individual
15. Maior clareza na definição de responsabilidades e papéis
16. Maior agilidade na tomada de decisão
17. Melhor alocação de recursos entre projetos da organização
18. Redução dos prazos/ciclos de vida dos projetos
19. Menor exposição a riscos
20. Maior integração entre as áreas da organização
21. Aumento de produtividade
22. Melhor qualidade nos resultados dos projetos
23. Maior satisfação dos clientes dos projetos
24. Melhor definição de prioridades
25. Maior visibilidade da relação entre projetos e estratégia
26. Maior visibilidade da relação entre projetos
27. Maior compromisso com resultados
28. Maior visibilidade do andamento do projeto
29. Maior visibilidade da demanda por recursos
30. Maior previsibilidade para a tomada de decisão

Com base nas funções do escritório de gerenciamento de projetos e nos benefícios esperados dos PMOs, o PMO Value Ring definiu um modelo denominado PMO Mix Manager. De acordo com o modelo, é possível estabelecer correlações entre funções oferecidas pelo PMO e a percepção de quais benefícios poderiam ser mais ou menos prováveis de serem observados.

Isso significa que as funções do escritório de gerenciamento de projetos devem ser estabelecidas na relação entre combinação das necessidades, expectativas de benefícios e resultados esperados pelos clientes. Somente dessa forma é que um PMO pode realmente gerar valor consistente na organização.

Concluindo

As funções do escritório de gerenciamento de projetos devem ser definidas com base nas necessidades dos stakeholders, bem como nos resultados por eles esperados. Importante destacar que essas funções não são imutáveis. O PMO deve constantemente reavaliar suas funções na organização, uma vez que as necessidades e expectativas do cliente podem mudar.

Gostaria de saber mais sobre como funciona um PMO? Em caso afirmativo, entre em contato conosco. Para ficar por dentro dos nossos materiais, não deixe de acompanhar o Glicando, o blog da Glic Fàs.

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“Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto”.

Se as funções de um PMO variam, o mesmo se aplica aos tipos de escritório de gerenciamento de projetos: cada modelo exerce um determinado grau de controle e influência nos projetos dentro da organização. Para ter um PMO eficaz e que traga os resultados que sua empresa deseja, será necessário definir qual tipo mais se enquadra às necessidades do negócio.

Tipos de escritório de gerenciamento de projetos

Aqui falaremos de seis tipos de escritório de gerenciamento de projetos:

• PMO Autônomo
• Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)
• PMO de Controle
• PMO Departamental
• Centros de Excelência
• Escritório de Projetos Corporativo

PMO Autônomo

O PMO Autônomo é separado das operações da empresa. Destina-se ao gerenciamento de um único projeto ou programa. Ao contrário dos demais tipos de escritório de gerenciamento de projetos que veremos, se prazos forem perdidos ou orçamentos excederem, o escritório de Projeto Autônomo é responsabilizado (o PMO Autônomo é a única configuração que tem total responsabilidade no sucesso ou fracasso de um projeto).

Neste modelo são fornecidos templates, metodologias, governança e gerentes de projetos para o projeto ou programa. É o tipo geralmente indicado para empresas que são operacionais por natureza, mas possuem alguns projetos grandes. Nesses casos, o escritório de projeto aceita e aprova as entregas, além de ser encarregado da responsabilidade pelo sucesso do projeto, enquanto o restante da empresa mantém seu foco na operação dos ativos.

O PMO Autônomo é também a configuração indicada para organizações cujo projeto a ser trabalhado não tem relação estreita com o restante da empresa. Costumam ser organizações sem experiência no gerenciamento de projetos.

Quando falamos de PMO Autônomo, três características são fundamentais para seu sucesso:

• A experiência do gerente de projetos;
• A maturidade da equipe;
• A existência de um patrocinador (sponsor) que tenha poder ou influência na gestão de fatores externos ao projeto.

Deveres do PMO Autônomo incluem: manter processos, padrões e dados de gerenciamento de projetos.

Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)

O PMO de Suporte atua como consultor interno e tem um baixo grau de influência e controle sobre os projetos. No seu escopo de trabalho está o fornecimento de suporte, ferramentas e serviços de planejamento, controle de prazos, custos, qualidade, recursos técnicos, metodologia de gerenciamento de projetos, metodologia de gestão do conhecimento, interfaces organizacionais, dentre outros.

PMOs de Suporte não assumem as responsabilidades pelo resultado do projeto. Esses tipos de escritório de gerenciamento de projetos caracterizam-se pelo baixo nível de controle em projetos e equipes, além de seguir padrões unificados em todos os projetos.

Empresas que optam por essa configuração têm consultor interno dedicado (que basicamente fornece informações, melhores práticas e artefatos para projetos). Quando bem equipado, o PMO irá pesquisar, identificar, adotar e aplicar diligentemente todos esses artefatos, fornecendo uma plataforma de melhoria contínua.

No entanto, é importante ressaltar que PMOs de Suporte não têm a capacidade de influenciar ou controlar projetos, muito menos a organização. Essa configuração não é capaz de fornecer mudanças ou benefícios estratégicos devido às limitações inerentes à autoridade.

Os deveres do PMO de suporte são: manter processos, padrões e dados de gerenciamento de projetos, e executar tarefas de gerenciamento de projetos.

PMO de Controle

Dentre os tipos de escritório de gerenciamento de projetos, este fornece à empresa garantias de consistência, informando a gerência sênior se a organização está ou não executando seus projetos da maneira correta. Também fornece consistência e visibilidade em todos os projetos e programas.

Assim como o PMO de Suporte, o de Controle não tem poder, autoridade, recursos ou capacidade de entregar mudanças ou executar estratégias. Devido à natureza de seu papel, esse tipo de PMO enfrenta resistência por parte dos gerentes de projeto, bem como das equipes que executam o trabalho nos projetos. Quando os projetos falham, a culpa costuma ser devolvida entre o PMO e as equipes do projeto, cada um acusando o outro dos motivos da falha.

PMO Departamental

Neste modelo um PMO é configurado dentro de um departamento específico, entregando projetos que estão no domínio deste departamento. O PMO Departamental não possui a autoridade de influenciar a organização ou executar funções conforme exigido fora do departamento, mesmo que a área possua um nível muito alto de maturidade.

PMO Técnico

Neste tipo de PMO a gerência sênior “promove” seu melhor especialista técnico em uma função de gerenciamento de PMO. É também aplicável quando um membro da alta gerência, que não é conhecedor e certificado em gerenciamento de projetos, é chamado para liderar o PMO.

Infelizmente, este é um cenário comum em muitas empresas, todavia, muito perigoso. Neste modelo, o PMO transforma-se em um escritório técnico ao invés de ser um centro de excelência de gerenciamento de projetos. A organização perde de duas maneiras, pois se de um lado ela deixa de ter um de seus recursos técnicos altamente qualificados, por outro ela acaba tendo um PMO com pouco conhecimento na área.

Escritório de Projetos Corporativo

São os tipos de escritório de gerenciamento de projetos que atuam como um repositório central para o conhecimento de gestão de projetos e práticas organizacionais. Ou seja, dentro da organização servem como referência principal na gestão de projetos.

Como o nome sugere, nesta configuração de PMO temos uma abrangência corporativa. Dessa maneira, a atuação do Escritório de Projeto Corporativo é no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização.

Dentre os tipos de escritório de gerenciamento de projetos, este vai além do controle do projeto, pois fornece a experiência e os recursos para gerenciar o projeto e garante um alto nível de consistência de práticas em todos os projetos. Destina-se à gestão do portfólio e indicação dos projetos para a alta administração.

As principais funções do Escritório de Projetos Corporativo são:

• Planejamento estratégico dos projetos;
• Gerenciamento de projetos interdepartamentais;
• Gestão do conhecimento empresarial.

Concluindo

As configurações dos tipos de escritório de gerenciamento de projetos variam de acordo com o controle e influência dos projetos dentro da organização. A melhor escolha para a sua empresa depende do tamanho e da natureza do trabalho, bem como da cultura existente.

Neste artigo abordamos seis modelos:

• Projeto Autônomo (PMO Autônomo)
• Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)
• PMO de Controle
• PMO Departamental
• PMO Técnico
• Escritório de Projetos Corporativo

Caso queira saber mais sobre o assunto e entender o modelo que mais se enquadra ao seu negócio, entre em contato conosco. Para ficar por dentro dos nossos materiais, não deixe de acompanhar o Glicando, o blog da Glic Fàs.

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Por isso, muito se fala sobre a importância da Gestão de Projetos e, por consequência, de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (ou PMO). Neste artigo nos focaremos no segundo: você sabe o que é e para que serve um PMO? Explicamos neste post. Confira!

O que é um Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Conhecido por PMO (acrônimo para Project Management Office), um Escritório de Gerenciamento de Projetos é como se fosse o guardião das melhores práticas de gestão de projetos. Ele define, mantém e garante os padrões do gerenciamento de projetos em toda a empresa. Além disso, assegura que todos os procedimentos, operações e práticas de gestão de projetos respeitem prazo, orçamento e cronograma.

De acordo com o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projeto (do inglês Guide to the Project Management Body of Knowledge, ou simplesmente PMBOK), um Escritório de Gerenciamento de Projetos é:

“Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto”.

A maioria dos processos, metodologias e melhores práticas de PMO é baseada em padrões da indústria, como o mencionado PMBOK Guide, publicado originalmente pelo Project Management Institute (PMI).

Vantagens do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Um PMO pode ser interno ou externo à empresa. Dentre as vantagens de um Escritório de Gerenciamento de Projetos, estão:

• Alinhamento da estratégia com a cultura corporativa;
• Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos;
• Treinamento, orientação e supervisão para gerentes de projeto e funcionários;
• Tornar projetos mais precisos em termos de orçamento, recursos e cronograma associados a eles (com projetos mais precisos e/ou previsíveis, as probabilidade de falhas diminuem e a consistência aumenta);
• Projetos precisos do início ao fim têm reduzidas chances de mudanças. Alterações em projetos significam gastos não orçados, logo, um escritório de projetos proporciona redução de custos;
• Desenvolvimento e aplicação de padrões no gerenciamento de projetos, tornando-os uniformes;
• Viabilização da avaliação de benefícios e riscos de projetos no contexto de um portfólio completo.

Além disso, na Glic Fàs entendemos que uma abordagem estruturada de gerenciamento de projetos leva organizações a alcançarem os objetivos e intenções originais dos seus negócios.

Mas o que exatamente faz um PMO?

Como um Escritório de Gerenciamento de Projetos alinha a estratégia organizacional com a cultura corporativa, entende-se que um PMO deve conhecer a fundo a estratégia da empresa e garantir que estratégia e projetos andem lado a lado. Aliás, essa é uma condição sine qua non de um PMO, pois somente estando alinhado estrategicamente ao negócio é que o Escritório de Gerenciamento de Projetos passa a ter benefícios reais para uma organização.

As atuações dos PMOs variam de acordo com a empresa, mas de modo geral eles fornecem suporte e orientação aos gerentes na implementação do projeto. Além disso, o Escritório de Gerenciamento de Projetos é capaz de alocar recursos de maneira otimizada para que projetos sejam concluídos em tempo hábil.

Entenda que um PMO é a espinha dorsal para uma abordagem bem-sucedida de gerenciamento de projetos. Embora o Escritório de Gerenciamento de Projetos não tome decisões, sua função é a de fornecer as informações de suporte às decisões.

Um PMO sustenta os mecanismos de entrega do projeto, garantindo que todas as mudanças nos negócios de uma organização sejam gerenciadas de maneira controlada. Os PMOs têm diversas funções, e os serviços que eles oferecem geralmente dependem da maturidade do departamento e das habilidades das pessoas que trabalham no PMO. Podemos citar como exemplo:

• Auxílio aos gerentes seniores na seleção de projetos que melhor se alinham aos objetivos estratégicos da empresa;
• Definição de políticas, regulamentos, procedimentos e responsabilidades que definem a gestão e o controle de projetos, programas ou portfólios;
• Implementação e consolidação das melhores práticas de processos dentro da organização, assim como fornecimento de orientação, métodos, sistemas, ferramentas e métricas de gerenciamento de projetos para resultados consistentes de projetos em toda a companhia;
• Priorização de projetos com base na estratégia da empresa e recursos disponíveis, preparando a tomada de decisões e facilitando-a para a diretoria;
• Gerenciamento do fluxo de informação e comunicação durante o ciclo de vida do projeto;
• Monitoramento do progresso do projeto e controle das dependências que afetam recursos, orçamentos e cronogramas.

Papel do PMO x papel do gerente projetos

Em linhas gerais, um gerente de projetos trabalha com cada projeto de forma individual e gerencia as restrições de escopo, cronograma, custo, qualidade etc. Já um Escritório de Gerenciamento de Projetos realiza o gerenciamento dos padrões, metodologias, riscos/oportunidades, métricas e interdependência entre os projetos no nível da empresa.

Ainda, entenda que PMOs e gerentes de projetos atuam de maneiras diferentes: enquanto um gerente de projeto é responsável por atingir as metas aprovadas para os projetos de sua responsabilidade, um PMO é responsável por atingir as metas aprovadas para a empresa. Normalmente, o Escritório de Gerenciamento de Projetos define e mantém padrões de gerenciamento de projetos dentro da organização por meio da execução de processos que podem ser repetidos e escalonáveis.

É também de responsabilidade de um PMO ser fonte de documentação, orientação e métricas relacionadas à prática de gerenciamento e execução de projetos. Já ao gerente de projetos cabe o papel de aderir às diretrizes e práticas padronizadas pelo PMO durante o planejamento, preparação e execução do projeto.

Como saber se sua empresa precisa de um Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Toda empresa que executa projetos com custos e impactos significativos pode se beneficiar – e muito – de um PMO. Tenha em mente que quanto maiores e mais custosos forem os projetos, mais necessidade se faz de um Escritório de Projetos corretamente estruturado.

Empresas cujas áreas organizacionais não se comunicam e funcionam em silos departamentais com sistemas, métodos e padrões diferentes encontram muitos benefícios com o auxílio de um Escritório de Gerenciamento de Projetos. O mesmo se aplica às organizações que estão prestes a implementar projetos significativos ou a mudar a estratégia de negócio.

Com um bom PMO a organização pode alcançar seus objetivos mais rapidamente, entregar sua estratégia com mais certeza no resultado, padronizar os processos de governança relacionados com o projeto e facilitar o compartilhamento de recursos, ferramentas e técnicas. Portanto, seja qual for o porte da empresa, todas encontram vantagens no Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Concluindo

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos, ou PMO, estabelece e implementa as melhores práticas e mantém padrões relacionados ao gerenciamento, planejamento e execução de projetos. O PMO se esforça para padronizar e introduzir economias de repetição na execução de projetos. 

Neste artigo mostramos o quão importante é um Escritório de Gerenciamento de Projetos e como todas as empresas podem se beneficiar de um. Você ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Gostaria de saber mais sobre como funciona um PMO? Em caso afirmativo, nos colocamos à disposição. Entre em contato conosco para saber mais.

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Créditos imagem: Pixabay por StartupStockPhotos

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