Todo escritório de gerenciamento de projetos faz a mesma coisa?

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos (ou Project Management Office – PMO) é definido como um provedor de serviços que deve atuar para trazer benefícios aos stakeholders que o demandaram. Nesse caso, PMOs devem entender que stakeholders são seus clientes, os quais possuem necessidades específicas a serem atendidas.

Compreender as necessidades dos clientes é fundamental para que o PMO consiga trazer resultados à empresa. Mas, que resultados são esses? Quais benefícios se espera de um Project Management Office? Para encontrar as respostas a ambas as perguntas invista alguns minutos na leitura deste artigo e entenda sobre as funções do escritório de gerenciamento de projetos.

O que faz um escritório de gerenciamento de projetos?

Basicamente, é de responsabilidade do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) controlar a gestão de projetos. Ele fornece apoio, ferramentas, recursos, assistência, padrões e diretrizes a todos os gerentes de projeto.

Para entender sobre as funções do escritório de gerenciamento de projetos, imagine que de um lado temos você, o cliente, e do outro temos o PMO. Como cliente, você provavelmente tem expectativas com relação ao escritório. Como cliente, você quer resultados.

O PMO, por sua vez, quer atender às expectativas do cliente, o qual pode ser a gerência sênior, os chefes de departamento, os gestores de projetos etc. Cada stakeholder terá expectativas diferentes das funções do escritório de gerenciamento de projetos.

Para atingir a essas expectativas, o PMO trabalha com base nos benefícios que pode oferecer. A partir desses benefícios definem-se as funções de cada escritório, e por consequência faz-se seu desenho.

Sendo assim, note que o papel do PMO será diferente em cada organização. É importante que stakeholders sejam consultados a fim de que o escritório de gerenciamento de projetos compreenda as necessidades e consiga determinar como enquadrar-se na empresa.

Já que PMOs têm funções diferentes, como entender exatamente o que faz um escritório de gerenciamento de projetos?

Definindo as funções do escritório de gerenciamento de projetos

Para iniciar a discussão, partimos de uma pesquisa com 500 PMOs em todo o mundo publicada no artigo intitulado A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase I [Hobbs, J. B. & Aubry, M. (2007). A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase I. Project Management Journal, 38(1), 74–86]. A partir dela, os autores identificaram as 26 funções do escritório de gerenciamento de projetos vistas como as mais comuns. São elas:

1. Apoiar o planejamento de projetos
2. Executar tarefas especializadas para os gerentes de projetos
3. Gerenciar alocação de recursos entre projetos
4. Gerenciar interface com os clientes dos projetos
5. Gerenciar mudanças e transformações organizacionais
6. Gerenciar pessoas em projetos
7. Gerenciar projetos ou programas
8. Gerenciar os stakeholders dos projetos
9. Conduzir auditoria de projetos
10. Gerenciar a documentação dos projetos
11. Gerenciar banco de dados de lições aprendidas
12. Realizar benchmarking
13. Gerenciar reuniões de lições aprendidas
14. Promover o gerenciamento de projetos nas organizações
15. Prover o mentoring para os gerentes de projetos
16. Prover treinamento e desenvolvimento de competências para projetos
17. Prover ferramentas e sistemas de informação para o gerenciamento de projetos
18. Prover metodologia de gerenciamento de projetos
19. Monitorar e controlar o desempenho de projetos
20. Prover relatório de desempenho de projetos ou programas para a alta administração
21. Prover quadro estratégico de projetos
22. Apoiar a definição do portfólio de projetos
23. Gerenciar benefícios de projetos ou programas
24. Monitorar o desempenho do portfólio
25. Participar do planejamento estratégico
26. Prover aconselhamento à alta administração na tomada de decisão executiva

Com as principais funções do escritório de gerenciamento de projetos estabelecidas, temos a visão do PMO. Como elas variam de acordo com a organização, a fim de estabelecê-las é necessário definir os benefícios esperados pelo cliente.

Benefícios do escritório de gerenciamento de projetos

Baseando-se em seus clientes, Américo Pinto, Marcelo F. De Matheus Cota e Dr. Ginger Levin definiram os potenciais benefícios esperados dos PMOs (artigo The PMO Maturity Cube, a Project Management Office Maturity Model). São eles:

1. Maior disponibilidade de recursos com competências em gerenciamento de projetos
2. Maior disponibilidade de informação sobre lições aprendidas em experiências anteriores
3. Transferência efetiva do conhecimento
4. Melhor comunicação entre áreas da organização
5. Melhor comunicação entre a equipe do projeto
6. Melhor comunicação com o nível executivo
7. Maior confiabilidade nas informações apresentadas
8. Estimativas de prazo e custo mais confiáveis
9. Maior disponibilidade de informação de qualidade para a tomada de decisão
10. Melhor controle sobre as equipes de projetos
11. Melhor controle sobre prazo e custos dos projetos
12. Melhor controle sobre terceiros e subcontratados
13. Maior comprometimento do nível executivo com os projetos
14. Maior motivação e compromisso individual
15. Maior clareza na definição de responsabilidades e papéis
16. Maior agilidade na tomada de decisão
17. Melhor alocação de recursos entre projetos da organização
18. Redução dos prazos/ciclos de vida dos projetos
19. Menor exposição a riscos
20. Maior integração entre as áreas da organização
21. Aumento de produtividade
22. Melhor qualidade nos resultados dos projetos
23. Maior satisfação dos clientes dos projetos
24. Melhor definição de prioridades
25. Maior visibilidade da relação entre projetos e estratégia
26. Maior visibilidade da relação entre projetos
27. Maior compromisso com resultados
28. Maior visibilidade do andamento do projeto
29. Maior visibilidade da demanda por recursos
30. Maior previsibilidade para a tomada de decisão

Com base nas funções do escritório de gerenciamento de projetos e nos benefícios esperados dos PMOs, o PMO Value Ring definiu um modelo denominado PMO Mix Manager. De acordo com o modelo, é possível estabelecer correlações entre funções oferecidas pelo PMO e a percepção de quais benefícios poderiam ser mais ou menos prováveis de serem observados.

Isso significa que as funções do escritório de gerenciamento de projetos devem ser estabelecidas na relação entre combinação das necessidades, expectativas de benefícios e resultados esperados pelos clientes. Somente dessa forma é que um PMO pode realmente gerar valor consistente na organização.

Concluindo

As funções do escritório de gerenciamento de projetos devem ser definidas com base nas necessidades dos stakeholders, bem como nos resultados por eles esperados. Importante destacar que essas funções não são imutáveis. O PMO deve constantemente reavaliar suas funções na organização, uma vez que as necessidades e expectativas do cliente podem mudar.

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Créditos imagem: Unsplash por Alvaro Reyes