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Como configuram-se os PMOs nos últimos anos?

No passado, o PMO era uma junção de metodologia, pessoas e ferramentas. Depois, a este trio introduziu-se a governança. E hoje percebe-se também a inclusão de integração e alinhamento. Mas, será que esse pape de “PMO atual” já não deveria estar sendo exercido por Escritórios de Gerencimento de Projetos há algum tempo?

Para melhor entendermos essa configuração de PMO, veremos o que o estudo do PMI/PWC* traz neste sentido. Boa leitura!

PMO atual: os top 10%

De acordo com o estudo conduzido pelo PMI/PWC o PMO atual bem-sucedido, isto é, que faz parte dos top 10%, está espalhado pelo globo, embora esteja mais concentrado no continente asiático. Além disso, o destaque são os Escritórios de Gerenciamento de Projetos do setor da tecnologia, os quais compõem uma grande proporção dos top 10% (seguidos pelos setores de serviços financeiros, construção e telecomunicações).

Os 10 por cento, segundo a pesquisa, representam um papel primordial no nível C-suite, aprimorando ainda mais a compreensão dos projetos em toda a organização. “Esse insight, que é inestimável para a alocação eficaz de recursos e alinhamento de projetos, é uma peça do quebra-cabeça que está faltando para a maioria dos PMOs atuais”.

O PMI/PWC constatou também que o PMO de sucesso apresenta um forte desempenho nas seguintes áreas:

  • Governança
  • Integração e alinhamento
  • Processos
  • Tecnologia e dados
  • Pessoas

A seguir veremos o que o estudo especifica sobre cada uma delas:

PMO atual e governança

Constatou-se que os 10% têm uma forte estrutura de governança para:

  1. Gerenciar riscos de forma eficaz,
  2. Garantir a visibilidade do projeto e
  3. Medir consistentemente o próprio desempenho do PMO para garantir que ele esteja cumprindo seu propósito.

Oitenta e nove por cento do PMO atual bem-sucedido desempenham uma função importante no desenvolvimento da estratégia de governança. Quando isso ocorre, o Escritório de Gerenciamento de Projetos é capaz de garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente aos projetos e programas, priorizando as iniciativas que contribuem para os principais objetivos da organização.

Com relação ao suporte do C-Suite, o PMI/PwC relatam que a grande maioria do Top 10% diz que o “C-suite apoia e valoriza o PMO e o considera um parceiro estratégico”.

O estudo segue explicando que em muitos casos isso ocorre porque 73% dos top 10% PMOs têm uma função de nível C-suite. Graças a essa representação direta, a liderança sênior conta com a visão do PMO no que diz respeito ao impacto dos projetos na organização, às questões emergentes e a como a distribuição eficaz de recursos pode gerar resultados de projeto mais positivos.

Aproveite e leia também o e-book: Como adotar a Governança Corporativa? Fortaleça a gestão do seu negócio!

Integração e alinhamento

A maturidade do PMO atual e seu desempenho estão relacionados também a como o Escritório de Gerenciamento de Projetos gerencia as iniciativas de modo que elas – e os KPIs – estejam totalmente alinhadas com as metas estratégicas e de mudança da organização.

Esse alinhamento ajuda os PMOs a serem mais ágeis em resposta a interrupções e mudanças, e a reequilibrarem recursos de forma eficaz.

A integração e o alinhamento têm também a ver com integrar processos em todas as funções de negócios (por exemplo, compras, recursos humanos e assim por diante). Os top 10% também se envolvem regularmente com líderes seniores e comunicam os marcos e impactos dos projetos.

Graças a uma comunicação eficaz é que, quando a pandemia do Covid-19 atingiu o mundo, os 10% expandiram com sucesso práticas de gerenciamento de riscos e conseguiram acelerar novas formas de trabalhar.

Processos

O estudo deixa claro que o PMO atual que se enquadra nos 10% garante que as políticas e os procedimentos sejam padronizados e as metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos estejam alinhadas com as melhores práticas.

Todavia, os PMOs de destaque possuem sensibilidade para atender às diferentes necessidades dos usuários finais na organização e ser capaz de flexibilizar quando necessário. Assim, eles adaptam ferramentas, metodologias e práticas de gerenciamento de projetos a diferentes projetos e equipes.

“Essa abordagem enfatiza a colaboração e a flexibilidade em vez da conformidade absoluta, permitindo que o PMO se torne um facilitador”. Isso significa ter um PMO ciente de que as necessidades de negócios mudam e que, portanto, precisa estar preparado para adaptar ou simplificar processos a fim de que gerem melhores resultados para os projetos .

Tecnologia e dados

Como é de se imaginar, o grupo de PMOs classificados como top 10% usam dados extensivamente para tomar decisões baseadas em evidências. Para isso, utilizam soluções de automação.

Falando em soluções, conforme o PMI/PwC, os top 10% adotam computação em nuvem e focam em tecnologia para aprimorar uma série de funções, como colaboração, visibilidade e compartilhamento de conhecimento.

Pessoas

No relacionado às pessoas, a pesquisa conduzida pelo PMI/PwC revela que muito ainda precisa ser feito. Infelizmente, a maioria das organizações investigadas conta com abordagens tradicionais para recrutar talentos. Além disso, a grande maioria não está tratando o desenvolvimento de capacidades como uma prioridade estratégica.

Dos top 10% PMOs, um em cada cinco se atenta em fortalecer o aprendizado interno por meio da criação de comunidades de prática e gestão do conhecimento. Isso porque, preocupantemente, encontrar gerentes de projetos com habilidades que vão além da proeza técnica está cada vez mais difícil (é o caso de habilidade como construção de relacionamentos, liderança colaborativa e capacidades estratégicas).

“Os top 10% apreciam a importância de desenvolver capacidades vencedoras para obter uma vantagem competitiva. Eles apoiam o desenvolvimento de habilidades incentivando uma mentalidade de aprendizado em sua organização: 69% promovem uma cultura de aprendizado contínuo (contra 51% no geral); 64% fornecem treinamento interno, orientação e acompanhamento (contra 44% no geral).”

* Caso você se interesse pelo estudo completo, após terminar de ler este artigo pode acessá-lo neste link.

Concluindo: quem é o PMO atual?

Se analisarmos os PMOs top 10% veremos que, na verdade, todas as áreas-chave destacadas na pesquisa do PMI/PwC são áreas consideradas como pré-requisito, isto é, como condição obrigatória para um PMO.

A má notícia é que, conforme constamos no estudo, são poucas as empresas que entendem a importância de ter um PMO atuante nessas áreas-chaves. Para que você possa melhor compreender sobre o papel de um PMO de sucesso, recomendamos as seguintes leituras:

Para encerrar, veja também O que a Glic Fàs pode oferecer quando falamos de Escritório de Projetos?

Créditos imagem: Unsplash por Flipsnack.

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Patricia C. Cucchiarato Sibinelli
  • Diretora Executiva
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