Você conhece as conversas de bastidores do seu conselho?

Debates nas reuniões do Conselho de Administração fazem parte do processo de tomada de decisão. Na verdade, essas reuniões não seriam tão eficazes se não houvesse uma certa “tensão construtiva”.

É a diversidade do Conselho que faz ideias e opiniões muitas vezes entrarem em choque, mas, no final do dia, todos acabam se beneficiando de uma atmosfera de desafio construtivo e das opiniões livremente expressas pelos membros do Conselho.

Sendo assim, para que um Conselho avance como um órgão no melhor interesse da organização, as diferenças e opiniões pessoais precisam ser gerenciadas de maneira eficaz pelo presidente. Mas, o que acontece quando as opiniões e divergências são tratadas fora das reuniões, isto é, como conversa de bastidor do Conselho? Como agir nesses casos?

As respostas você encontra neste artigo. Confira!

Conversa de bastidor do Conselho: algo positivo ou negativo?

Existe um valor na conversa de bastidor do Conselho. Pelo menos é o que diz o estudo colaborativo entre o ICSA: The Governance Institute – órgão profissional de governança do Reino Unido – e a Henley Business School.

O objetivo do estudo é o de enfocar conflitos e tensões nas reuniões de Conselhos. Para encontrar as respostas, foram realizadas 35 entrevistas presenciais com onze presidentes, dez CEOs, sete secretários, três CFOs e um consultor geral. Cada entrevista levou em média 70 minutos para ser concluída, seguida de uma análise temática detalhada dos resultados. As entrevistas selecionadas foram extraídas de um estudo paralelo da equipe de pesquisa.

Conforme consta no relatório Conflict and Tension in the Boardroom – How managing disagreement improves board dynamics, os entrevistados discutiram suas experiências pessoais de conflito e tensão dentro e fora das reuniões. Uma das conclusões do estudo é que “as discussões informais fora das reuniões do conselho também têm o poder de moldar as conversas que ocorrem dentro delas”.

Segundo relatado na pesquisa, um CFO disse que “a tendência humana natural de conversar e discutir informalmente é muito poderosa quando associada a qualquer assunto do conselho”. Em outras palavras, existe algo de positivo na conversa de bastidor do Conselho.

Outros respondentes sugeriram que questões pessoais, como conflitos de personalidade, são melhores resolvidas fora da sala de reunião. “Abordar questões pessoais durante as reuniões do conselho é visto como uma prática inadequada”, cita o relatório.

A mesma opinião é expressa pelos autores Heidi K. Gardner e Randall S. Peterson no artigo Back Channels in the Boardroom (Harvard Business Review). Segundo os dois, as conversas paralelas, se conduzidas adequadamente, podem ser extremamente valiosas.

Pontos negativos da conversa de bastidor do Conselho

Se é possível encontrarmos pontos positivos nas conversas paralelas, por outro lado, a conversa de bastidor do Conselho pode causar problemas. Conforme os autores do artigo da HBR, ela pode “incentivar manobras políticas, marginalizar membros com conhecimentos essenciais, promover alianças inadequadas e levar a más decisões. Em vez de melhorar a equipe, podem torná-la disfuncional”.

Para melhor explicar os pontos negativos das conversas paralelas, os autores do texto publicado na HBR citam:

• A conversa de bastidor do Conselho quase sempre deixa alguns diretores com informações incompletas;
• Pode tornar o Conselho vulnerável;
• Quando os membros do Conselho se sentem deixados de fora, isso prejudica a confiança.

A pesquisa realizada pelo ICSA e Henley Business School também aponta um problema nas conversas paralelas: “as diferenças técnicas de opinião são melhores resolvidas dentro da sala de reunião, pois é importante ter toda a diretoria envolvida”.

Como evitar que a conversa de bastidor do Conselho cause problemas?

É praticamente impossível impedir que essas conversas ocorram. Todavia, é totalmente possível – e necessário – fazer com elas sejam conduzidas da forma correta.

Uma das ações a serem tomadas nesse sentido é a de estabelecer regras claras de engajamento. Como escrevem Gardner e Peterson, quando um novo membro for chamado para participar do Conselho é fundamental deixar claro o que se espera dele. O presidente é a pessoa que deve explicar sobre as responsabilidades de governança, mas também como levantar questões em discussões informais.

“Pode parecer senso comum sugerir ouvir com sensibilidade, questionar os outros com respeito, debater de forma construtiva, desafiar rigorosamente e decidir desapaixonadamente. Mas a realidade é que muitas pessoas poderosas, que são estrelas individuais, não estão acostumadas a agir dessa maneira. Em vez de apenas discutir essas regras, um presidente do conselho que entrevistamos insiste em explicitá-las em uma carta aos recém-chegados”, escrevem os autores.

Outra sugestão, também vinda do artigo da HBR, é a de regularmente revisar se os membros do Conselho estão cientes das normas, bem como avaliar periodicamente se estão seguindo seus princípios declarados. Caso negativo, é importante discutir como fazê-lo.

Dar tempo para que os conselheiros se socializem também é necessário, de acordo com o artigo. O mesmo ponto de vista é compartilhado pelos entrevistados pela ICSA e Henley Business School.

O relatório enfatiza a importância de que membros do Conselho tenham a oportunidade de se comunicar informalmente. “Você precisa entender e aprender sobre as pessoas. Por que elas estão lá, quais são suas habilidades, quais são seus antecedentes e o que lhes interessa”, respondeu um dos entrevistados.

Dicas finais

Para garantir que a conversa de bastidor do Conselho seja produtiva e até fortaleça a confiança entre membros, adotamos as sugestões do artigo da HBR.

Uma delas diz que é necessário cuidar com os desabafos dos outros membros. “Desabafar pode parecer uma razão legítima para uma conversa paralela, mas pesquisas envolvendo executivos de empresas mostram que o desabafo aumenta emoções negativas, prejudica relacionamentos e enfraquece o desempenho individual e da equipe”, comentam os autores.

Caso essa atitude ocorra, a dica é incentivar perguntas que ajudem os colegas a refletirem sobre o porquê do comportamento da pessoa que estão reclamando. “Por exemplo, por que essa pessoa poderia ter agido dessa maneira – foi por causa de pressões situacionais?”.

Como comentado, o problema não está na conversa de bastidor do Conselho, mas sim na condução da mesma. É sempre importante que o presidente do Conselho se mantenha atualizado sobre as discussões, para que possa atrair todos os outros diretores quando apropriado.

Adicionalmente, toda vez que o Conselho se reunir é uma boa prática certificar-se de que todos os conselheiros estejam atualizados, especialmente para garantir que informações relevantes distribuídas entre os membros individualmente sejam conhecidas por todos.

Para encerrar, conforme mencionado no artigo publicado na HBR, cada vez mais os conselhos necessitam de especialistas para ajudar a resolver certos problemas. De modo a evitar que a conversa de bastidor do Conselho prejudique sua capacidade de tomar decisões eficazes, todo presidente deve estar ciente das conversas em andamento e tomar medidas para mantê-las construtivas.

 

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Créditos imagem: Pixabay por Gerd Altmann