Desmistificando o Escritório de Gerenciamento de Projetos ou o PMO

Gerenciar projetos é a arte de realizar a gestão das entregas das atividades com o objetivo de produzir produtos ou serviços. O gerenciamento do ciclo de vida de projetos exige uma equipe de pessoas com diferentes talentos e habilidades. O assunto é tão importante que o sucesso ou o fracasso de uma organização depende do quão sólido é o plano de gerenciamento de projetos.

Por isso, muito se fala sobre a importância da Gestão de Projetos e, por consequência, de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (ou PMO). Neste artigo nos focaremos no segundo: você sabe o que é e para que serve um PMO? Explicamos neste post. Confira!

O que é um Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Conhecido por PMO (acrônimo para Project Management Office), um Escritório de Gerenciamento de Projetos é como se fosse o guardião das melhores práticas de gestão de projetos. Ele define, mantém e garante os padrões do gerenciamento de projetos em toda a empresa. Além disso, assegura que todos os procedimentos, operações e práticas de gestão de projetos respeitem prazo, orçamento e cronograma.

De acordo com o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projeto (do inglês Guide to the Project Management Body of Knowledge, ou simplesmente PMBOK), um Escritório de Gerenciamento de Projetos é:

“Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto”.

A maioria dos processos, metodologias e melhores práticas de PMO é baseada em padrões da indústria, como o mencionado PMBOK Guide, publicado originalmente pelo Project Management Institute (PMI).

Vantagens do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Um PMO pode ser interno ou externo à empresa. Dentre as vantagens de um Escritório de Gerenciamento de Projetos, estão:

• Alinhamento da estratégia com a cultura corporativa;
• Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos;
• Treinamento, orientação e supervisão para gerentes de projeto e funcionários;
• Tornar projetos mais precisos em termos de orçamento, recursos e cronograma associados a eles (com projetos mais precisos e/ou previsíveis, as probabilidade de falhas diminuem e a consistência aumenta);
• Projetos precisos do início ao fim têm reduzidas chances de mudanças. Alterações em projetos significam gastos não orçados, logo, um escritório de projetos proporciona redução de custos;
• Desenvolvimento e aplicação de padrões no gerenciamento de projetos, tornando-os uniformes;
• Viabilização da avaliação de benefícios e riscos de projetos no contexto de um portfólio completo.

Além disso, na Glic Fàs entendemos que uma abordagem estruturada de gerenciamento de projetos leva organizações a alcançarem os objetivos e intenções originais dos seus negócios.

Mas o que exatamente faz um PMO?

Como um Escritório de Gerenciamento de Projetos alinha a estratégia organizacional com a cultura corporativa, entende-se que um PMO deve conhecer a fundo a estratégia da empresa e garantir que estratégia e projetos andem lado a lado. Aliás, essa é uma condição sine qua non de um PMO, pois somente estando alinhado estrategicamente ao negócio é que o Escritório de Gerenciamento de Projetos passa a ter benefícios reais para uma organização.

As atuações dos PMOs variam de acordo com a empresa, mas de modo geral eles fornecem suporte e orientação aos gerentes na implementação do projeto. Além disso, o Escritório de Gerenciamento de Projetos é capaz de alocar recursos de maneira otimizada para que projetos sejam concluídos em tempo hábil.

Entenda que um PMO é a espinha dorsal para uma abordagem bem-sucedida de gerenciamento de projetos. Embora o Escritório de Gerenciamento de Projetos não tome decisões, sua função é a de fornecer as informações de suporte às decisões.

Um PMO sustenta os mecanismos de entrega do projeto, garantindo que todas as mudanças nos negócios de uma organização sejam gerenciadas de maneira controlada. Os PMOs têm diversas funções, e os serviços que eles oferecem geralmente dependem da maturidade do departamento e das habilidades das pessoas que trabalham no PMO. Podemos citar como exemplo:

• Auxílio aos gerentes seniores na seleção de projetos que melhor se alinham aos objetivos estratégicos da empresa;
• Definição de políticas, regulamentos, procedimentos e responsabilidades que definem a gestão e o controle de projetos, programas ou portfólios;
• Implementação e consolidação das melhores práticas de processos dentro da organização, assim como fornecimento de orientação, métodos, sistemas, ferramentas e métricas de gerenciamento de projetos para resultados consistentes de projetos em toda a companhia;
• Priorização de projetos com base na estratégia da empresa e recursos disponíveis, preparando a tomada de decisões e facilitando-a para a diretoria;
• Gerenciamento do fluxo de informação e comunicação durante o ciclo de vida do projeto;
• Monitoramento do progresso do projeto e controle das dependências que afetam recursos, orçamentos e cronogramas.

Papel do PMO x papel do gerente projetos

Em linhas gerais, um gerente de projetos trabalha com cada projeto de forma individual e gerencia as restrições de escopo, cronograma, custo, qualidade etc. Já um Escritório de Gerenciamento de Projetos realiza o gerenciamento dos padrões, metodologias, riscos/oportunidades, métricas e interdependência entre os projetos no nível da empresa.

Ainda, entenda que PMOs e gerentes de projetos atuam de maneiras diferentes: enquanto um gerente de projeto é responsável por atingir as metas aprovadas para os projetos de sua responsabilidade, um PMO é responsável por atingir as metas aprovadas para a empresa. Normalmente, o Escritório de Gerenciamento de Projetos define e mantém padrões de gerenciamento de projetos dentro da organização por meio da execução de processos que podem ser repetidos e escalonáveis.

É também de responsabilidade de um PMO ser fonte de documentação, orientação e métricas relacionadas à prática de gerenciamento e execução de projetos. Já ao gerente de projetos cabe o papel de aderir às diretrizes e práticas padronizadas pelo PMO durante o planejamento, preparação e execução do projeto.

Como saber se sua empresa precisa de um Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Toda empresa que executa projetos com custos e impactos significativos pode se beneficiar – e muito – de um PMO. Tenha em mente que quanto maiores e mais custosos forem os projetos, mais necessidade se faz de um Escritório de Projetos corretamente estruturado.

Empresas cujas áreas organizacionais não se comunicam e funcionam em silos departamentais com sistemas, métodos e padrões diferentes encontram muitos benefícios com o auxílio de um Escritório de Gerenciamento de Projetos. O mesmo se aplica às organizações que estão prestes a implementar projetos significativos ou a mudar a estratégia de negócio.

Com um bom PMO a organização pode alcançar seus objetivos mais rapidamente, entregar sua estratégia com mais certeza no resultado, padronizar os processos de governança relacionados com o projeto e facilitar o compartilhamento de recursos, ferramentas e técnicas. Portanto, seja qual for o porte da empresa, todas encontram vantagens no Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Concluindo

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos, ou PMO, estabelece e implementa as melhores práticas e mantém padrões relacionados ao gerenciamento, planejamento e execução de projetos. O PMO se esforça para padronizar e introduzir economias de repetição na execução de projetos. 

Neste artigo mostramos o quão importante é um Escritório de Gerenciamento de Projetos e como todas as empresas podem se beneficiar de um. Você ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Gostaria de saber mais sobre como funciona um PMO? Em caso afirmativo, nos colocamos à disposição. Entre em contato conosco para saber mais.

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