O que é e para que serve a Estrutura Analítica de Riscos?

Riscos têm a ver com quaisquer acontecimentos não planejados e que podem ter um impacto negativo nos custos, prazos ou qualidade de um projeto, bem como em qualquer outra esfera de um negócio. Se a função de um bom gerente de projeto é a de gerenciar os riscos de maneira eficaz para manter o projeto no rumo certo, o mesmo se aplica aos outros gestores de uma organização, afinal, em uma corporação existem os mais variados tipos de riscos.

Cada risco tem uma origem. Por exemplo, o risco de pegar um resfriado pode ter origem numa saída de casa sem guarda-chuva em um dia que você é surpreendido por um temporal, ou quando você vai trabalhar achando que o dia será quente e acaba passando frio.

Em uma empresa acontece a mesma coisa. Dentre os riscos externos temos os relacionados à economia. Um risco econômico pode ter sua origem no mercado financeiro, em uma mudança nas taxas de importação/exportação, na queda da bolsa, e assim por diante. Um risco de ordem mais técnica pode ser originário de problemas com a tecnologia sendo utilizada, com o desempenho das máquinas etc.

Como você pode ver, são muitas as variáveis relacionadas a um risco. Quanto mais madura a empresa está na Gestão de Riscos, mais aumenta a lista de possíveis riscos que podem interferir no seu desempenho e em seus resultados. Imagine, então, o trabalho para gerenciar uma quantidade cada vez maior de riscos. Você vai concordar que a tarefa não parece nada fácil, não é mesmo?

Para ajudar a colocar ordem na casa é que a Gestão de Riscos tem o que é conhecido por Estrutura Analítica de Riscos (EAR).

O que é Estrutura Analítica de Riscos?

Do inglês Risk Breakdown Structure (RBS), a Estrutura Analítica de Riscos (EAR) é uma ferramenta pela qual você agrupa riscos e organiza-os em categorias. Cada categoria é então dividida em níveis, sendo que cada nível detalha a fonte de riscos para seu projeto, atividade, área e/ou empresa. Portanto, a EAR é uma estrutura hierárquica de possíveis fontes de risco.

A Estrutura Analítica de Riscos possibilita a identificação das dependências de risco justamente por quebrar cada risco em níveis. David Hillson, da Riskdoctor.com, define a EAR como:

“Um agrupamento de riscos do projeto orientado para a origem que organiza e define a exposição total ao risco do projeto. Cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada de fontes de risco para o projeto.”

A definição aborda a gestão de projetos, mas ressaltamos que a Estrutura Analítica de Riscos pode – e deve – ser utilizada como ferramenta de gestão dos mais variados tipos de riscos, desde os relacionados aos projetos até aqueles do planejamento estratégico.

Exemplo de Estrutura Analítica de Riscos

A EAR é visual e para você entender melhor, vamos resgatar o exemplo que demos no artigo Por que classificar riscos em diferentes tipos de riscos?.

Ao observar a figura, você verá que cada área de risco é dividida em níveis. Essa é a razão pela qual é mais fácil identificar, analisar e comunicar os riscos que afetam um projeto ou o negócio como um todo.

À medida que você se aprofunda em cada nível é possível identificar possíveis gatilhos de risco, o que ajudará na resposta eficaz às ameaças. Não podemos esquecer ainda que quando os riscos ficam visualmente mais expostos e fáceis de serem identificados e analisados (como em uma EAR), fica mais fácil de entender as possíveis ameaças e, portanto, mais fácil de planejar-se para evitar consequências negativas.

Vantagens em utilizar a Estrutura Analítica de Riscos

Conforme citado por por David Hillson no artigo intitulado Use a risk breakdown structure (RBS) to understand your risks,“categorizar riscos de acordo com a EAR fornece uma série de informações adicionais sobre a avaliação da exposição ao risco no projeto, informações essas que não estariam disponíveis a partir de uma lista simples de riscos”. Sendo assim, os benefícios da Estrutura Analítica de Riscos incluem:

• Compreender o tipo de exposição ao risco;
• Expor as fontes mais significativas de risco;
• Revelar as causas raiz do risco;
• Indicar áreas de dependência ou correlação entre riscos;
• Focar no desenvolvimento de respostas a riscos em áreas de alto risco;
• Permitir que respostas genéricas sejam desenvolvidas para causas raiz ou grupos de riscos dependentes;
• Criar processos para a execução dos planos de resposta aos riscos de acordo com o tipo de risco e com a alçada de decisão dentro da empresa (maior agilidade).

Quais são os usos de uma EAR?

Conforme David Hillson destacou no artigo mencionado, a Estrutura Analítica de Riscos pode ser utilizada em situações como:

• Identificação de riscos: é possível usar a EAR para estruturar listas de riscos identificados por outros métodos (como brainstorming ou análise de SWOT). Ela também permite a identificação de possíveis lacunas ou pontos cegos na definição dos riscos. Portanto, sua utilização para estruturar a tarefa de identificação de riscos fornece a garantia de que todas as fontes comuns de risco sejam exploradas.
• Avaliação dos riscos: os riscos identificados podem ser categorizados por sua origem, alocando-os aos vários elementos da EAR. Isso permite que áreas de concentração de risco dentro da estrutura sejam identificadas, indicando quais fontes de risco são mais significativas para o projeto.
  A Estrutura Analítica de Riscos possibilita que sejam identificadas, também, as áreas em que os riscos são mais graves. Para isso, recomendamos a Matriz de Impacto x Gravidade.
• Planejamento de resposta: uma vez identificados os riscos – e a relação impacto x gravidade – deve-se planejar as respostas (ou seja, o tratamento que será dado a cada risco identificado). A EAR é uma ferramenta que oferece grande auxílio, pois permite que seja mais fácil relacionar uma resposta com cada fonte ou área de risco. Falamos sobre o planejamento de respostas neste post.
• Comparação de projetos ou propostas: como a EAR apresenta uma estrutura na qual riscos identificados em cada projeto ou proposta são estruturados da mesma forma, é possível fazer uma comparação direta entre dois ou mais projetos ou propostas.
• Lições aprendidas: talvez uma das tarefas mais difíceis na revisão do Gerenciamento de Riscos seja a de estruturar as informações para que possam ser referenciadas e utilizadas para projetos futuros. A EAR fornece um formato padrão para analisar informações relacionadas aos riscos, pois a análise revelará riscos que ocorrem com frequência, permitindo que riscos genéricos sejam identificados e registrados para referência futura, juntamente com respostas eficazes.
  Caso a análise de rotina das revisões indicar que um risco particular esteja ocorrendo repetidamente, então respostas preventivas podem ser desenvolvidas e implementadas. Além disso, listas de verificação de identificação de risco também podem ser atualizadas e mantidas para incluir riscos comuns ou genéricos.

Concluindo

Uma Gestão de Riscos eficaz requer, em primeiro lugar, o bom entendimento de todos os riscos que podem afetar uma organização, área, projeto ou atividade. O primeiro passo é ter precisão na identificação de riscos e, como procuramos mostrar neste post, a Estrutura Analítica de Riscos é uma poderosa ferramenta. Isso porque ao quebrar cada risco em níveis ela possibilita a identificação das dependências de risco. Assim, a EAR ajuda a fornecer novos insights sobre a exposição da empresa/área/projeto/atividade ao risco.

Caso você tenha interesse em saber mais, ou tenha ficado com alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato conosco. E se este artigo foi sido útil a você, compartilhe-o com seus colegas. Aproveite que está aqui e acesse o Glicando, o blog da Glic Fàs, e fique por dentro de nossos materiais.

Créditos imagem: Unsplash por Kaleidico