Muitos executivos desconhecem que praticamente toda empresa cujo atingimento de metas se dá por meio de iniciativas de negócios precisa entender (e adotar) a gestão de portfólio de projetos. Do contrário, terão que contentar-se em ver grandes projetos sendo executados no escuro e com altos custos para a organização.
É a gestão de portfólio de projetos que fornece toda a clareza que gestores precisam para resolver problemas. E mais: conforme escrito em publicação do PMI (Delivering on Strategy – The Power of Project Portfolio Management), o gerenciamento de portfólio de projetos é um “método de conectar a execução dos projetos de uma organização ao cumprimento de suas estratégias. Criar essa conexão é um fator crítico no sucesso geral de uma organização”.
A seguir, elencamos alguns pontos que mostram como a gestão de portfólios de projetos é importante para a execução das estratégias da empresa. Confira!
Do inglês Project Portfolio Management (ou simplesmente PPM), a gestão de portfólio de projetos tem o objetivo de encontrar a melhor combinação possível de recursos para ajudar uma organização a atingir suas metas com a execução de seus projetos. Condições externas do mercado, demandas dos clientes e restrições regulatórias são fatores levados em conta pelo PPM.
Em essência, a gestão de portfólio de projetos garante que todos os projetos aprovados e em andamento atendam aos objetivos estratégicos e sejam gerenciados de maneira eficiente para fornecer os melhores resultados. Por meio dessa gestão, projetos são priorizados, planejados e monitorados de modo que todas as partes envolvidas estejam sempre informadas sobre o status.
Resumindo de uma maneira bem simples: o gerenciamento de portfólio de projetos é sobre executar os projetos certos no momento certo.
Existe uma confusão entre as duas disciplinas. Em outra oportunidade explicamos o que é gestão de projetos, mas para deixar bem claro aqui, conforme definido pelo Project Management Institute (PMI), refere-se à disciplina de usar princípios e procedimentos para gerenciar um projeto desde a concepção até a entrega de um resultado.
Por sua vez, um portfólio é uma coleção de projetos agrupados. Uma organização pode ter um portfólio geral ou vários portfólios para diferentes áreas do negócio. Então, enquanto um portfólio de projetos é um grupo de projetos sendo trabalhado por uma organização, um projeto é um esforço único projetado para atingir um objetivo específico.
A necessidade de contar com PPM surge justamente do fato de que os projetos, para serem concluídos, exigem tempo, dinheiro e pessoal. Como os recursos geralmente são limitados, e nem todos os projetos são igualmente valiosos para uma organização, o PPM ajuda a manter aqueles projetos alinhados com as metas e estratégias organizacionais, suporta a atribuição e a priorização de recursos e gerencia os recursos implantados em vários projetos.
Por isso é que a gestão de portfólio de projetos trata da gestão centralizada de um ou mais portfólios de projetos para alcançar objetivos estratégicos.
Uma pesquisa realizada pela KPMG indica que apenas 21% dos projetos entregam valor de forma consistente. Empresas que não têm uma gestão de portfólio de projetos implantada eficazmente enfrentam um problema grave – que infelizmente é bem comum: implementar projetos demais e sem importância (logo, que não agregam valor).
Além de sobrecarregar funcionários e consumir recursos desnecessários, essa prática resulta em projetos interrompidos devido à baixa qualidade ou porque não são viáveis. O PPM, por outro lado, valoriza o planejamento de recursos e a resolução de conflitos de recursos, aumentando a criação de valor em um negócio.
Ele segue uma abordagem top-down (de cima para baixo), o que significa que projetos importantes, mas que trazem menos riscos, são implementados primeiro e com os recursos necessários.
É comum vermos empresas desperdiçando tempo e dinheiro, ou até mesmo reduzindo a qualidade de seus projetos, para alcançar objetivos. Com o gerenciamento eficaz de portfólios isso não acontece, uma vez que o PPM permite que as organizações otimizem recursos em apoio aos projetos e programas mais significativos estrategicamente falando.
Adicionalmente ao que mencionamos aqui, a ausência da gestão de portfólio de projetos pode resultar em:
Gerenciar portfólios não é sobre a gestão de vários projetos ao mesmo tempo, mas sim sobre avaliação e controle contínuo dos resultados parciais e finais dos projetos, com o objetivo de verificar se eles alcançam os objetivos da organização.
Como você deve ter percebido, mencionamos diversas vezes a ligação entre a estratégia de negócios e o gerenciamento de portfólio de projetos. Para gerenciar de forma eficaz esse relacionamento, os gerentes de portfólio de projetos precisam analisar cada projeto e questionar se as expectativas das partes interessadas são realistas, bem como se o projeto contribui para a realização geral do portfólio de projetos.
Além disso, precisam analisar o desempenho de cada projeto, identificando se os recursos disponíveis estão sendo usados efetivamente. É fundamental também verificar se existe algum projeto que dependa de outro e se algum projeto impactará negativamente outros em andamento.
Como a gestão de portfólio de projetos está ligada aos objetivos organizacionais, todas as partes envolvidas devem estar familiarizadas com os objetivos estratégicos. Uma pergunta a ser feita: a entrega bem-sucedida de todos os projetos produzirá o objetivo ou benefício desejado?
E para agregar valor e realmente ser útil aos executivos a fim de apoiar a tomada de decisão, lembre-se que o portfólio de projetos deve facilitar a obtenção de informações. Por fim, antes de começar um projeto não esqueça de verificar se existem recursos disponíveis para iniciá-lo e se há um projeto semelhante no portfólio para usar como modelo.
Como escrito na publicação do PMI (Delivering on Strategy – The Power of Project Portfolio Management), “a gestão de portfólio de projetos é o elo entre a intenção estratégica e as iniciativas que fornecem a estratégia”. Seu principal objetivo é o de maximizar os benefícios obtidos pelos projetos.
Conforme procuramos mostrar, isso envolve selecionar apenas os projetos que oferecem valor, levando em consideração os recursos que precisam ser alocados, bem como a adequação estratégica aos objetivos da empresa.
Lembramos ainda que o PPM também busca um equilíbrio na carteira de projetos, por meio de um mix ideal de projetos para que a empresa consiga atingir suas metas operacionais, financeiras e estratégicas. Para isso, garante uma combinação adequada de projetos de alto e baixo risco e projetos de longo e curto prazo.
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