Você sabe o que é gestão estratégica de projetos?

Toda organização que preza pela produtividade e sabe da importância de uma gestão do tempo eficiente entende o quão relevante é planejar, organizar e gerenciar tarefas. Nesse sentido, a gestão de projetos tem sido um assunto cada vez mais falado. Basta fazer uma pesquisa sobre o tema no Google e você verá livros, artigos, vídeos e softwares para auxiliar empresas a priorizarem seus projetos.

No esforço para que colaboradores sejam produtivos algumas questões primordiais são esquecidas ou deixadas de lado. Uma delas é o fato de que poucos entendem que uma gestão estratégica de projetos deve ser ajustada aos stakeholders ao qual serve. A outra é a noção de que um projeto traz apenas benefícios estratégicos.

Neste artigo, analisaremos essas duas questões. Acompanhe!

Um pouco sobre a Gestão Estratégica de Projetos

Muitas organizações já passaram a perceber a importância do gerenciamento de projetos não apenas como uma resposta operacional às atividades do dia a dia, mas entendendo que ele é essencial também para uma gestão mais estratégica. Desse modo, para garantir o alinhamento com a visão estratégica da empresa, todos os projetos realizados por uma organização devem atender a um conjunto de critérios.

Um projeto estratégico é desenvolvido para que a empresa alcance objetivos e diminua a distância entre desempenho e metas. Tudo isso porque a Gestão Estratégica de Projetos trata de selecionar, gerenciar e medir os resultados do projeto com o objetivo de criar valor para uma organização.

Para que a criação de valor seja possível, cada um dos projetos da empresa deve ter um propósito. Com essa afirmação, queremos dizer que executar um projeto apenas porque “é uma boa prática” não vai trazer os resultados esperados. Se estamos falando de gestão estratégica de projetos, e falamos na criação de valor, então temos que entender que cada projeto deve trazer algum resultado e ser importante para um grupo de pessoas (stakeholders).

Tendo a certeza de que apenas os projetos corretos estão sendo gerenciados, é fundamental priorizá-los. Por projetos “corretos” entenda aqueles que estão amarrados à estratégia organizacional, isto é, que realmente trarão resultados e agregarão valor. A chave é parar de pensar apenas em um projeto como algo individual e começar a pensar sobre como esse mesmo projeto funciona na estratégia geral. Mas, não podemos parar por aí.

Importância dos stakeholders para a Gestão Estratégica de Projetos

“Uma gestão estratégica de projetos deve ser ajustada aos stakeholders ao qual serve”. Esta frase está destacada na introdução deste artigo e a repetimos aqui porque ela é extremamente importante. Os stakeholders dizem respeitos às pessoas interessadas que de alguma forma exercem influência no sucesso do projeto (seus interesses podem ser afetados pela implementação do projeto ou pela conclusão do mesmo). E aqui a lista pode ser grande, pois os stakeholders podem ser:

• Indivíduos dentro do projeto;
• Indivíduos ou departamentos dentro da organização;
• Indivíduos ou grupos fora da organização (podem ser influenciadores).

Engajar as partes interessadas ao longo do ciclo de vida de um projeto é uma das chaves para seu sucesso. Além disso, basicamente uma análise de stakeholders ajuda a identificar:

• Os interesses de todas as partes interessadas que podem afetar ou ser afetados pelo projeto;
• Problemas potenciais que poderiam interromper o projeto;
• Pessoas chave para distribuição de informações durante a fase de execução;
• Grupos que devem ser incentivados a participar de diferentes etapas do projeto;
• Planejamento de comunicação e estratégia de gerenciamento de partes interessadas durante a fase de planejamento do projeto;
• Formas de reduzir possíveis impactos negativos e gerenciar partes interessadas negativas.

Para gerenciar as partes interessadas de um projeto, algumas ações incluem:

• Identificação de todas as partes interessadas;
• Documentação das necessidades das partes interessadas;
• Avaliação e análise do interesse e/ou influência das partes interessadas;
• Gerenciamento das expectativas dos stakeholders;
• Definição de ações para que expectativas possam ser atendidas.

Com o alinhamento das necessidades dos stakeholders, as chances de um projeto ser bem-sucedido e de trazer benefícios aumentam. Mas, que benefícios seriam esses?

Gestão de projetos: benefícios táticos ou estratégicos?

Muitos gerentes de projetos, ao pensar em gestão de projetos, acreditam que os resultados obtidos atuam apenas em nível estratégico e esquecem-se dos benefícios táticos. Para entendermos, precisamos analisar as principais diferenças entre prática e estratégia:

Estratégia tem a ver com:

• Longo prazo;
• Metas abrangentes (objetivos de grande escala de uma empresa, como aumentar o valor para o acionista, melhorar o ROI, conquistar participação de mercado etc.);
• Definição de negócios globais ou metas estratégicas.

Tática tem a ver com:

• Curto prazo;
• Objetivos Específicos (por exemplo: datas de lançamento de um produto);
• Microgerenciamento dos objetivos e atividades do dia a dia, com foco na execução.

A estratégia deve levar mais tempo para ser planejada e sua execução é mais demorada, enquanto um trabalho tático geralmente é reacionário e precisa de resposta imediata aos problemas que possam surgir. Muito tempo gasto nos aspectos táticos do seu projeto significa que a execução e o desempenho podem estar no caminho certo. No entanto, sem um foco estratégico bem estabelecido e cuidadosamente elaborado os grandes objetivos e a finalidade do projeto podem ser perdidos e o mesmo não trará os resultados desejados.

Um gerente de projeto que supervaloriza um desses dois aspectos (tática ou estratégia) em detrimento do outro provavelmente não realiza eficientemente nenhum deles. As táticas são as ações do dia a dia que nos levam aos nossos objetivos de curto prazo. Sendo assim, um PMO que não enxerga benefícios táticos na gestão de projetos esquece-se de que para que a estratégia possa ser executada é preciso agir taticamente.

Concluindo

A gestão estratégica de projetos tem o objetivo de criar valor para uma organização. Para isso, como procuramos mostrar, o gerenciamento de projetos deve estar alinhado com os interesses dos stakeholders. Adicionalmente, a criação de valor tem a ver tanto com benefícios estratégicos como táticos, sendo que os primeiros visam a um resultado a longo prazo enquanto os segundos estão relacionados com o curto prazo.

Por fim, ressaltamos dois pontos:

• A gestão estratégica de projetos permite que os esforços necessários para se realizar os planos estratégicos sejam geridos como um projeto o é: escopo único, por um período de tempo definido e com um esforço concentrado, e não aqueles planos que iniciam com o planejamento estratégico e vão perdendo “ibope” durante o ano conforme o encontro com as necessidades do dia a dia.
• Quando a gestão estratégica é executada por profissionais que estão preparados para esse esforço concentrado, o executivo é liberado para pensar no futuro, nas estratégias de longo prazo, e não na gestão de algo muito importante, mas que toma o tempo com o microgerenciamento de um recurso que precisa estar a frente da organização.

Para continuar dentro do assunto, que tal entender sobre projetos de melhoria organizacional? Se você tiver interesse, acesse o post: Implementação de projetos de melhoria organizacional.

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Créditos imagem: Pixabay por O12.