Você sabe para que serve o Portal de Governança Corporativa?

Uma sólida governança corporativa (GC) é a base sobre a qual empresas estabelecem responsabilidades claras e implementam processos eficazes em toda a organização. À medida que a tecnologia se torna uma parte relevante dos processos de negócios em geral, mais e mais organizações utilizam as ferramentas disponíveis para aprimorar sua governança corporativa.

Um Portal de Governança Corporativa é uma dessas ferramentas. Ele é utilizado pelo conselho de administração, reconhecido como o principal componente de um sistema de GC por exercer o papel de guardião dos seus princípios e valores.

O que exatamente é o Portal de Governança Corporativa?

Em primeiro lugar, entenda que um portal é um software que fica disponível pela web aos membros do conselho de administração. Trata-se de uma ferramenta centralizadora de todas as informações necessárias aos conselheiros para tomadas de decisão.

O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) define o Portal de Governança como sendo uma “ferramenta interativa que atende às boas práticas de governança corporativa e que pode ser acessada de qualquer local, dentro ou fora da organização, para facilitar a consulta dos conselheiros de administração, demais administradores e conselheiros fiscais às informações necessárias para o desempenho de suas responsabilidades legais e estatutárias da melhor forma possível.”

No Brasil, alguns dos fornecedores de portais são:

• Roda;
• Diligent;
• Atlas Governance

Para que serve um Portal de Governança Corporativa?

Um Portal de Governança Corporativa é estruturado na web e tem como objetivo incrementar e facilitar a comunicação e a troca de informações entre os membros da alta administração. A ferramenta possui diversos benefícios. Dentre eles está a eliminação de relatórios impressos e, com isso, do risco de alguma informação confidencial parar nas mãos erradas ou ser roubada. Adicionalmente, por meio dele conselheiros podem trocar mensagens de forma segura.

Hoje em dia é muito comum membros do conselho administrativo não compartilharem do mesmo espaço físico. Muitas vezes, estão até em outra cidade ou país. Um Portal de Governança Corporativa é extremamente eficiente para manter todos conectados. Em geral, reuniões do conselho tornam-se mais flexíveis e os membros, mais produtivos. Não podemos esquecer também das votações, as quais podem ser convocadas e registradas digitalmente. Atas de reuniões também passam a estar disponíveis na ferramenta.

Além disso, os conselheiros somente acessarão os documentos e áreas do portal referentes à sua diretoria, o que dá um ganho de segurança. Importante ressaltar que um Portal de Governança Corporativa não fará com que o seu negócio esteja alinhado com os regulamentos do setor. Todavia, é uma ferramenta que pode ajudar na implementação de uma variedade de práticas que, por sua vez, contribuirão para o atendimento aos padrões de GC.

Para você entender bem o porquê implementar um Portal, o IBGC aponta:

• Aprimoramento da comunicação entre os agentes do processo decisório e de controle da organização;
• Disponibilização de conteúdos necessários para o público-alvo de forma ágil e segura, evitando a circulação de documentos por meios impróprios;
• Garantia de que o público-alvo tenha acesso sempre à versão mais atualizada dos documentos;
• Otimização dos recursos com impressão, reprodução de cópias de documentos e das horas de trabalho;
• Possibilidade de aprofundamento de temas mais complexos que requeiram muito tempo para análise, direcionando a reunião para a efetiva tomada de decisão;
• Facilidade na localização e na recuperação de informações por meio de palavras-chave.

Que tipo de conteúdo pode ser publicado em um Portal de Governança Corporativa?

A relação dos membros do conselho de administração, dos comitês, do conselho fiscal e da diretoria, com indicação dos respectivos cargos (presidente, vice-presidente, conselheiro) deve estar publicada no Portal de Governança Corporativa. Regimentos internos dos colegiados (conselho de administração, comitês, conselho fiscal, etc.), código de ética e de conduta e acordo de acionistas também entram na relação de informações a estarem disponíveis.

O portal pode conter ainda apresentações, planilhas, documentos escritos com informações detalhadas sobre as matérias discutidas pelos colegiados, bem como o calendário anual contendo as datas de eventos já agendados (como reuniões do conselho de administração, conselho fiscal, comitês, assembleias etc.).

Por ser tratar de uma ferramenta útil para obtenção de dados para tomadas de decisão, é importante que o Portal de Governança Corporativa apresente o relatório mensal de gestão, orçamento corporativo, plano estratégico da empresa, análise e relatórios setoriais, dados operacionais e econômico-financeiros (como balancetes mensais, demonstrativos contábeis, fluxo de caixa, análises de índices econômicos etc.) entre outros documentos.

Para garantir a segurança dos dados, é necessário que o software a ser utilizado cumpra com alguns requisitos.

Quais as características de um Portal?

O IBGC também definiu alguns pontos essenciais a um Portal de Governança Corporativa. São eles:

• Segurança: criptografia e autenticação, visando proteger informação sensível de acesso indevido;
• Gerenciamento de conteúdo: armazenamento, localização e recuperação de informações;
• Acesso remoto: acesso via internet às informações em tempo real;
• Notificação de atualizações: garantia de acesso à versão mais atualizada dos documentos aos gestores;
• Viabilizar consenso virtual: troca de informações (consultas, debates, etc.) antes das reuniões;
• Agenda centralizada de eventos: possibilidade de os usuários serem notificados, consultarem compromissos, verificarem a agenda e acessarem documentos de suporte.

Os pontos acima esclarecem características comuns aos portais. Caso sua empresa esteja pensando na adoção, é possível investir em um produto disponível no mercado ou desenvolvê-lo internamente. Empresas menores podem começar com a última opção e ir ampliando as funcionalidades do portal aos poucos, à medida em que a governança fica mais robusta.

Em caso de desenvolvimento de um portal próprio, o IBGC define uma sequência de implementação. Acompanhe a seguir.

Passos recomendados em casos de portais desenvolvidos internamente

Para empresas que optam por desenvolver um portal próprio, o IBGC recomenda a adoção da seguinte sequência de implementação:

• Levantamento de requisitos;
• Elaboração de protótipo da macroestrutura e navegação;
• Elaboração de protótipo da linha visual e das páginas Web;
• Especificação funcional e técnica;
• Codificação e testes;
• Treinamento;
• Carga de conteúdo e homologação.

Caso essa seja a opção escolhida pela sua empresa, uma sugestão é a leitura do Guia de Orientação para a Implementação de Portal de Governança do IBGC.

Concluindo

Um Portal de Governança Corporativa aprimora a prática da governança, uma vez que auxilia conselheiros e demais administradores no desempenho de suas funções, gera maior confiança dos investidores e propicia maior fluidez de recursos para as organizações.

Mostramos que é possível adquirir um produto pronto no mercado ou desenvolver o portal internamente. Seja como for, tenha em mente que esse será um passo importante para o aprimoramento da governança corporativa.

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Créditos imagem: Pixabay por Mudassar Iqbal