Você utiliza quais ferramentas para priorização de tarefas?

Um dos verdadeiros luxos da vida profissional é ter tempo sobrando. Para a maioria, ter tempo para conseguir dar conta de tudo já é em si um desafio. Basta perguntar às pessoas em sua volta e elas dirão que estão sobrecarregadas.

Tudo isso faz com que administrar o tempo seja uma verdadeira arte. Não é à toa que o tema tem sido bastante debatido, com pessoas (especialistas ou não), compartilhando diferentes dicas sobre como gerenciar bem as horas diárias. Nesse universo, há também diversos métodos e ferramentas simples e eficazes de priorização de tarefas.

Para este artigo, focaremos na metodologia GTD (Getting Things Done). Boa leitura!

Priorização de tarefas: urgente x importante

Dwight Eisenhower disse que “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. Ele, inclusive, é o pai de um método de priorização de tarefas que trabalha com a relação entre o que é urgente e o que é importante. Trata-se da Matriz de Urgência x Importância, conhecida também por Matriz de Eisenhower.

A matriz é uma ferramenta simples que ajuda a focar no que tornará um trabalho mais eficaz, não apenas mais produtivo. Veja um modelo:

A proposta é que tarefas diárias e projetos caiam em um destes quatro quadrantes, sendo que:

• Urgente e importante: tarefas prioritárias que devem ser executadas imediatamente.
• Não é urgente, mas é importante: tarefas que devem estar na programação, mas que não necessitam de uma resolução imediata.
• Não é importante, mas é urgente: tarefas que precisam ser realizadas logo, mas que podem ser delegadas a outra pessoa.
• Não é urgente e nem importante: tarefas neste quadrante podem ser eliminadas completamente ou deixadas para serem conduzidas mais para a frente. A regra aqui é: não perca o seu tempo, e nem o da sua equipe, nessas tarefas.

A distinção entre urgente x importante será importante para utilizarmos o GTD para priorização de tarefas, conforme veremos.

Entendendo o método GTD

GTD é um sistema utilizado para gerenciamento de tempo e produtividade que permite às pessoas realizarem tarefas de forma eficiente. O método possui um princípio básico: todas as tarefas devem ser registradas para garantir que nada seja esquecido.

O método foi desenvolvido por David Allen, consultor de produtividade americano e autor do livro de mesmo nome “Getting Things Done”. Desde que o livro surgiu, o GTD ganhou milhões de seguidores em todo o mundo.

Como explicaremos, no método as tarefas grandes são divididas em tarefas menores, para as quais devem ser definidos prazos concretos. A fim de colocar a metodologia em prática, David Allen a dividiu em cinco etapas.

Etapa 1 – Capturar

O GTD parte da premissa que nada deve ser guardado na mente. Por isso, a primeira etapa do método diz respeito à coleta e ao registro dos compromissos, tarefas e ideias. A maneira pela qual as anotações serão feitas depende de cada um: pode ser em um caderno, no bloco de notas do computador, em algum aplicativo, enfim.

A ferramenta a ser utilizada – física ou não – não importa. O que interessa aqui é tirar da cabeça todos os compromissos e ideias e anotá-los de alguma maneira.

Etapa 2 – Processar

Cada nota registrada deve ser examinada a fim de ser priorizada. Para fazer isso, você pode responder às perguntas:

• Que tipo de tarefa é?
• Posso realizá-la imediatamente?
• Devo realizá-la imediatamente?
• Devo delegá-la?
• Qual é o prazo?
• Qual será a próxima etapa?

Uma dica é utilizar a Matriz de Eisenhower para a priorização de tarefas. Quando uma ação não for necessária, pode-se eliminá-la, arquivá-la na lista de “talvez/um dia” ou guardá-la para referência (especialmente se for alguma ideia).

Etapa 3 – Organizar

Tudo que requer uma ação deve ser organizado. Aqui, mais uma vez citamos a Matriz de Eisenhower. Se na etapa anterior as tarefas não foram priorizadas conforme urgência e importância, será necessário fazê-lo.

Em seguida, compromissos ou prazos devem ser inseridos no calendário. Já as tarefas que dependem da conclusão de outras são inseridas na lista de “Próximas ações” ou salvas como projetos e divididas em etapas parciais. Importante também ressaltar que dentro do método GTD cada tarefa dentro de um projeto deve ser listada com prazos específicos.

Para manter-se informado sobre tarefas delegadas a outras pessoas, tenha uma lista de lembretes a fim de que possa verificar o progresso das mesmas.

Etapa 4 – Revisar

Na priorização de tarefas não basta apenas organizá-las e definir prazos e responsáveis. Como o objetivo é também o de ganhar produtividade, as listas precisam ser revisadas regularmente. Por esse motivo, uma revisão e atualização semanais são necessárias como parte do método GTD.

Nesta quarta etapa, verifique se a priorização está correta ou se você acabou dando mais atenção para o que não precisava. Outro item importante a analisar é o calendário. Ele está atualizado? Todos os compromissos e prazos para os próximos dias foram inseridos?

Sobre as tarefas delegas, quais são os status? Se necessário, faça o acompanhamento com os colaboradores responsáveis.

Etapa 5 – Executar

Como o nome sugere, é na etapa final que você parte para a mão na massa. Para escolher o que fazer olhe sua lista de priorização de tarefas e o calendário. Como o método pode ser utilizado em vários contextos (pessoal, familiar, profissional etc.), não esqueça de focar nas tarefas relacionadas ao contexto em que está.

Por exemplo, se você está no trabalho, mas precisa pintar as paredes da sua casa, saiba agir de acordo com o contexto. O objetivo do método GTD é concluir tarefas e não assumir várias ao mesmo tempo. Enquanto está no horário de trabalho, foque no que diz respeito à sua função.

Concluindo

Como comentamos, existem diversas ferramentas e dicas para priorização de tarefas e, consequentemente, para produtividade. O método GTD tem sido amplamente aplicado, em especial porque ele parte do princípio de “esvaziar a cabeça de preocupações”.

Justamente por essa razão é que para colocá-lo em prática deve-se anotar tudo e só depois priorizar e planejar. Afinal de contas, ninguém consegue ser produtivo quando tem vários problemas a resolver passando pela cabeça, não é mesmo?

Você já tinha ouvido falar no GTD? Tem alguma experiência com outra metodologia de priorização de tarefas? Deixe um comentário e conte para nós.

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