O Project Management Office (PMO) tem recebido cada vez mais importância. Entre outras coisas, suas tarefas incluem: apoiar a gestão com informações para tomadas de decisão, e gerenciar prioridades corporativas e de projeto que correspondam às metas organizacionais.
É o PMO também que cria e mantém uma metodologia consistente de gerenciamento de projetos, buscando reduzir os custos do projeto e eliminar aqueles considerados redundantes, ou que não trarão os resultados esperados.
A colaboração entre projetos é aumentada graças aos PMOs. Conhecido como Escritório de Gerenciamento de Projetos, é igualmente função do PMO fornecer controle centralizado, coordenação e relatórios de escopo, mudança, custo, risco e de qualidade para todos os projetos.
Além disso, é ele que consegue proporcionar uma melhor coordenação com os recursos certos (que tenham as habilidades certas) para executar os projetos consistentemente. Aliás, consistência, tanto na execução quanto no planejamento de um projeto, são ganhos de organizações que possuem um PMO.
Mas, para que todos esses benefícios possam ser sentidos, não basta apenas criar toda uma estrutura de PMO e não acreditar nele. É preciso trabalhar com o empoderamento do PMO.
O papel estratégico do PMO é vital, uma vez que ele é responsável por alinhar o portfólio de projetos à estratégia de negócios, aprimorar a governança, navegar pelos riscos, impulsionar a realização dos benefícios e gerenciar talentos.
Empresas que dão empoderamento ao PMO permitem que ele identifique os benefícios esperados de um projeto e – mais do que isso – esforce-se para que esses benefícios sejam mantidos após o encerramento do projeto.
Outro ponto importante: hoje em dia, escopo, tempo e custo de um projeto não são mais suficientes para medir o sucesso de uma iniciativa. É preciso que ela traga benefícios à organização. É o PMO que traz esse olhar focado em resultados.
No entanto, para que esses resultados se concretizem é preciso agir no tempo esperado, realizando as mudanças necessárias. Mudanças essas que sempre fizeram parte do ambiente de negócios, mas ocorrem de forma cada vez mais acelerada.
Exatamente por isso que, conforme destaca a publicação “Strategic Initiative Management – The PMO Imperative”, do Boston Consulting Group (BCG), empresas que querem manter-se competitivas devem otimizar simultaneamente:
Logicamente, atingir a excelência na administração e na mudança de negócios é algo muito mais fácil de dizer do que de fazer. Sabemos que líderes enfrentam diversos desafios para atingir as metas ao mesmo tempo que precisam gerenciar questões operacionais.
Além disso, para muitos desses líderes, oferecer iniciativas de mudança de negócios é um desafio imenso. Contudo, enfrentar esse desafio está se tornando uma necessidade competitiva.
“Posicionado corretamente, suportado e equipado, o PMO pode desempenhar um papel importante ao ajudar uma organização a enfrentar esse desafio”, destaca a publicação do BCG.
Dar ou conceder o poder. Este é o significado de empoderamento. Quando tratamos do empoderamento do PMO é exatamente isto: permitir que ele faça parte das iniciativas estratégicas, para que tenha o poder de não apenas apoiar a implementação de um projeto, mas também de apoiar na execução da estratégia.
Dando empoderamento ao PMO, o escritório de gerenciamento de projetos ajuda a garantir o progresso da organização e detectar problemas emergentes, sem enfraquecer a propriedade das iniciativas.
Como aborda a publicação do BCG, tudo começa quando o C-level entende da importância, para a organização, em aprofundar as habilidades de gerenciamento de projetos. E, ainda, quando o alto escalão executivo reconhece o papel crítico que um PMO pode desempenhar.
Para serem estratégicos, os PMOs devem promover a transparência sobre os problemas à medida que vão surgindo, fornecendo aos líderes seniores os meios para fazer correções de curso a tempo de garantir que a iniciativa geral atinja seu alvo.
A fim de que isso seja possível, é imperativo ter um ambiente no qual as pessoas, especialmente os gerentes de negócios que executam iniciativas, estejam dispostas a pedirem ajuda, compartilhar informações, ou avisar quando um problema crescente for identificado.
Entendendo melhor: o PMO precisa ter todas as ferramentas, bem como todo o apoio e transparência dos executivos e gestores, para entregar a cada um deles informações corretas (pertinentes a cada área) e que realmente tenham relevância para as tomadas de decisão.
Portanto, para garantir que as principais iniciativas estratégicas ofereçam valor enquanto não interferem nos negócios em andamento, PMOs e líderes executivos devem estar alinhados e atuar em parceria.
Outro item de destaque mencionado pela publicação do BCG é o fato de que os PMOs devem contar com o pessoal certo. Somente assim poderão realmente servir como administradores de valor em apoio a iniciativas estratégicas.
Aqui, é importante o esforço da área de Recursos Humanos da empresa. Focar o desenvolvimento de talentos apenas nas habilidades técnicas de gerenciamento de projetos já não basta mais.
“As organizações também precisam desenvolver um portfólio de talentosos funcionários do PMO com habilidades estratégicas, de negócios e de liderança”, destaca o texto.
Na mesma linha, o PMI, em um relatório intitulado “Talent Management – Powering Strategic Initiatives in the PMO”, destaca que, ter o talento para implementar iniciativas estratégicas de projetos com sucesso, “é a capacidade crítica que oferece às organizações uma vantagem competitiva para navegar pelas mudanças necessárias”. A chave para desbloquear esse recurso (para que possamos tratar do empoderamento do PMO) está, como bem traz o texto, na excelência no gerenciamento de talentos.
Nesse sentido, os líderes de negócio precisam entender que devem impulsionar o talento por meio de uma parceria com o RH. É necessário que haja:
O empoderamento do PMO é importantíssimo para que o escritório de projeto seja estratégico. Por sua vez, a adoção de uma orientação mais estratégica significa que os PMOs precisarão ocupar um novo papel na implementação de esforços estratégicos, o que requer capacidades aprimoradas.
Por fim, para que o empoderamento do PMO possa ocorrer, a organização deve apoiar a mudança, confiando que seu escritório de gerenciamento de projetos controla a gestão dessas mudanças com toda a competência necessária.
Caso você queira aprofundar-se um pouco mais, deixamos a sugestão dos dois textos utilizados como fontes para este artigo:
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