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Você sabe o que é Kaizen e como ele pode ajudar sua empresa?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa formada por dois ideogramas: Kai, que significa mudança, e Zen, que significa melhor. Trata-se uma metodologia utilizada por marcas como Toyota e Sony que atua com base na filosofia da melhoria contínua.

Foi na década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, que o método Kaizen surgiu na indústria. Na época, o governo japonês procurava por maneiras de reestruturar processos industriais para que suas empresas voltassem a ser competitivas a um nível global.

Hoje, a metodologia é utilizada em todo o mundo e tem trazido muitos resultados. Aprenda mais sobre ela neste artigo.

Entendendo a metodologia Kaizen

Dr. W. Edwards Deming é o nome por trás da criação da metodologia. Conta a história que ele foi convidado pelos líderes industriais do Japão para ajudar na reconstrução do país. Para entender melhor sobre o que é Kaizen, tenha em mente que seu objetivo é criar um sistema de melhoria que seja contínuo e vise também a produtividade.

Na estratégia, funcionários de todos os níveis de uma empresa trabalham proativamente e em colaboração para que melhorias regulares e incrementais sejam obtidas não apenas no processo de fabricação, mas do mesmo modo em outros processos de uma empresa. Podemos dizer igualmente que em uma parte Kaizen é um plano de ação e, em outra, filosofia:

Plano de ação porque o método trata da organização de eventos com foco na melhoria de áreas específicas da empresa.
Filosofia porque busca construir uma cultura na qual todos os colaboradores tornam-se engajados na implementação de melhoria.

Existe um exemplo bem prático que pode ajudar na compreensão do método: imagine que você tenha colocado como meta correr todo dia, por 30 minutos. Acontece que você não é acostumado a correr, tampouco é adepto a exercícios. Então, como fazer?

Você vai concordar que, se nunca correu antes, ou se corria muito pouco, é muito difícil que do dia para a noite consiga correr o tempo pretendido. A solução será começar devagar. Um dia pode ser que a corrida dure 5 minutos, depois 8, na semana seguinte 10, e assim vai, até que o objetivo seja alcançado. A metodologia Kaizen ocorre da mesma maneira, pois entende-se que ninguém passará um único dia sem que algo tenha melhorado.

Adicionalmente, nas empresas a ênfase do método está em reconhecer o desperdício, identificar gargalos e otimizar recursos. Em uma organização pode-se considerar pequenas mudanças como redução de custos até questões relacionadas ao controle de qualidade.

Quais as vantagens da metodologia Kaizen?

Se bem implementado nas equipes, o Kaizen traz vantagens como:

Melhora na qualidade dos produtos comercializados ou serviços prestados;
Aumento na produtividade;
Diminuição do tempo de produção e do desperdício;
Melhores condições de trabalho;
Mais envolvimento dos trabalhadores;
Aumento na satisfação do cliente;
Entre outros benefícios.

Reforçamos que, apesar de ter surgido para melhorar os processos industriais, a metodologia detecta e resolve problemas em todas as áreas da organização. Isso porque sua prioridade é revisar processos para torná-los mais eficazes.

Portanto, empresas que adotam a metodologia Kaizen têm como principal vantagem competitiva a constante mudança buscando ser sempre melhor.

Como aplicar o Kaizen?

Em 1985, Masaaki Imai fundou o Kaizen Institute para ajudar empresas ao redor do mundo a implementar a metodologia Kaizen. De acordo com ele, existem alguns princípios essenciais a serem adotados para configurar um sistema Kaizen.

O primeiro é o de manter um espírito questionador. Mesmo que algo funcione, todos os colaboradores devem sempre buscar melhorias em suas áreas, pois só assim a empresa permanecerá competitiva. O segundo diz respeito ao foco: ao invés de almejar a perfeição, foque na melhoria contínua (afinal, assim como no exemplo da corrida, a perfeição será alcançada por meio de pequenas melhorias diárias).

Como terceiro princípio está a identificação da causa raiz dos problemas, uma vez que corrigir sintomas de um problema sem procurar a origem significa correr o risco de que ele volte a aparecer. Falando em problemas, os mesmos devem ser resolvidos no momento que aparecerem (quarto princípio). Isso porque, de acordo com Masaaki Imai, é muito importante consertar os problemas antes que piorem e se torne mais complicado, demorado e caro resolvê-los.

O quinto princípio diz que toda mudança a ser implementada deve ser priorizada. Por fim, o envolvimento de todos os membros de uma equipe na busca de soluções é essencial. Dessa maneira, cada pessoa, seja qual for seu nível hierárquico, deve ser incentivada a se expressar, propor ideias e aderir às mudanças propostas.

Etapas do Kaizen

Uma implementação Kaizen pode ocorrer da seguinte maneira:

Estabeleça metas e forneça qualquer base necessária.
Revise o estado atual e desenvolva um plano de melhorias.
Implemente melhorias.
Revise e corrija o que não funciona.
Relate os resultados e determine os itens de acompanhamento.

Para a aplicação da metodologia podem ser utilizadas algumas ferramentas, como o Ciclo PDCA (conhecido também como roda de Deming, círculo de controle, entre outros). O PDCA é um plano de quatro etapas cujo foco é testar novos produtos ou processos e ajustá-los para que o resultado desejado seja atingido em um curto espaço de tempo. Para fazer isso, as quatro ações são encadeadas:

P (Plan) – Planeje
D (Do) – Desenvolva/Execute
C (Check) – Verifique
A (Act) – Atue/Aja

Como comentado, é fundamental, para o método Kaizen, que a origem do problema seja encontrada imediatamente. A fim de encontrar a causa raiz, pode-se utilizar o método “5 Por quês”, que como o nome sugere baseia-se em repetir a pergunta “Por quê?” cinco vezes ou até a resposta ser encontrada.

Por exemplo, suponha que um produto esteja levando muito mais tempo para ser fabricado:

Por que o produto está atrasado? – Porque a equipe está demorando na fabricação.
Por que a equipe está demorando? – Porque falta matéria-prima.
Por que falta matéria prima? – Porque um dos fornecedores não entregou no prazo.
Por que ele não fez a entrega no prazo? – Porque a matéria-prima estava esgotada.
Por que estava esgotada? – Porque o pedido foi feito em cima da hora.

Com isso em mente, sabendo que o atraso na fabricação tem a ver com um processo de compra de matéria-prima, existem duas soluções possíveis: deve-se melhorar o processo ou permitir atrasos na fabricação e já contar que eles irão ocorrer.

Concluindo

Kaizen é uma metodologia, mas também uma mentalidade. Por isso, o fator mais relevante para que o método seja disseminado é uma liderança engajada. Como líder, deixe bem claro a todos a importância do Kaizen e capacite os colaboradores a agirem.

Importante também ter um ambiente aberto a ideias e melhorias, sempre celebrando as pequenas conquistas. Lembre-se: um passo de cada vez fará sua empresa melhor.

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Créditos imagem principal: Pixabay por ar130405.

Créditos imagem texto: Unsplash por Andreas Klassen.