O gerenciamento de projetos é uma competência estratégica que ajuda organizações a melhor competirem em seus mercados. Quem fala isso não somos nós, da Glic Fàs, mas sim o PMI (Project Management Institute), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos.
Organizações inteligentes entendem que práticas comprovadas de gerenciamento de projetos levam a um maior sucesso e a menos desperdício de tempo, dinheiro e recursos. E mais: elas sabem que uma abordagem estruturada de Gerenciamento de Projetos as levará a alcançarem os objetivos e intenções originais de seus negócios.
Para ter sucesso na gestão de projetos é necessário uma boa estruturação do Escritório de Projetos, também conhecido como EGP (Escritório de Gestão de Projetos) ou PMO (Project Management Office).
O foco do Escritório de Projetos é estratégico. Ele garante que os recursos de uma organização estejam alinhados com as metas do negócio. Apesar de isso parecer algo restrito à teoria, o próprio PMI tem a prova: de acordo com o Instituto, empresas que usaram um PMO sincronizado com as estratégias de negócios tiveram 38% a mais de projetos atingindo as metas originais.
Já que um Escritório de Projetos é um centro de excelência que garante uma abordagem consistente ao projeto, como, na prática, a Glic Fàs pode ajudar sua empresa?
Um sistema de gerenciamento de projetos deve ser adaptável para diferentes mercados e tamanhos de empresas, possuir simplicidade de uso, ser transparente e basear-se em dados e fatos. A implantação de um sistema de gestão inclui dimensões essenciais para o seu sucesso e sustentação. Por isso, nos focamos em itens como:
A fim de implantarmos o gerenciamento de projetos nas empresas, nos baseamos na metodologia do Guia PMBOK® (trata-se de um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos). De acordo com o PMBOK, são cinco os grupos de processos do gerenciamento de projetos (os quais seguimos em nossa abordagem):
O Escritório de Projetos (PMO) é considerado como o elemento viabilizador da utilização da metodologia para gerenciamento de projetos. Para que o trabalho do PMO tenha êxito, juntamente com as partes interessadas definimos os benefícios esperados do escritório. Isso estabelecerá quais funções o PMO exercerá na empresa.
Sendo assim, o passo inicial é ouvir os stakeholders para alinhamento de objetivos. Alguns objetivos esperados incluem:
Os objetivos variam de organização para organização, mas, independente disso, tenha em mente que para implantar um Escritório de Projetos é fundamental que stakeholders sejam claros quanto ao que esperam do PMO.
E por que precisamos ouvir stakeholders? A resposta é simples: com base em suas respostas definimos as funções mais indicadas para o Escritório de Projetos de nossos clientes.
Como você pode observar, cada PMO é único de acordo com sua especificação e necessidade do negócio. Isso significa que o trabalho de implantação do Escritório de Projetos é individual, ou seja, não existe uma fórmula pronta e não tem como replicar abordagens.
Para exemplificar, após o estabelecimento dos objetivos do Escritório de Projetos, algumas das funções que podemos identificar para o PMO incluem:
Nosso trabalho é o de realizar toda a estruturação do gerenciamento do projetos. Ao fazer isso, nossos clientes conseguem benefícios como:
Um de nossos cases vêm de quando trabalhamos com a realização de um empreendimento do segmento de infraestrutura. Como é de se esperar, um investimento em projeto de capital nesse setor ocorre somente após o risco do empreendedor ser dimensionado e aceito (o mesmo, claro, se aplica a outros segmentos). Para este trabalho, procuramos respostas para questões como:
As respostas às perguntas que propusemos sustentaram objetivos de prazo e custo factíveis com a estratégia geral de execução de projeto. Além disso, baseando-nos nas práticas de PMI, definimos questões como:
Para atender a este cliente, durante um longo período de tempo executamos processos complexos.
A escolha de um bom projeto e o gerenciamento de projetos desde o início do ciclo de vida do projeto são fundamentais para viabilizar a implementação da estratégia do negócio. Neste artigo, mostramos de uma forma geral como podemos ajudar quando o assunto é Escritório de Projetos.
Se quiser saber mais, entre em contato conosco. Será um prazer entender melhor das necessidades da sua empresa e como podemos apoiá-la a entregar valor aos seus stakeholders.
E caso você queira entender melhor sobre Gestão de Projetos, indicamos a leitura do post Você sabe o que é gestão estratégica de projetos?.
Créditos imagem: Unsplash por Tim Gouw.
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