Como aplicar o PDCA em tudo que pode ser estruturado?

Uma ferramenta que pode ser utilizada no planejamento e aplicação de processos, na prevenção e solução de falhas, e para conferir resultados. Essencialmente, é isso que possibilita o Ciclo PDCA, cuja área de aplicação é vasta.

De pequenas empresas às grandes corporações, todo negócio que tenha como foco a melhoria contínua pode se beneficiar do método. Como veremos, o PDCA é uma ferramenta antiga e nossa pergunta é: você já refletiu se ela pode ser útil à sua empresa?

Para ajudá-lo a responder à questão, explicamos com mais detalhes sobre o Ciclo PDCA e suas variações. Boa leitura!

Definição do ciclo PDCA

PDCA é uma metodologia utilizada em várias frentes, como por exemplo no aprimoramento de produtos, serviços e processos. A ferramenta foi criada por Dr. W. Edwards Deming e por isso é também chamada de ciclo de Deming (ou roda de Deming).

Para desenvolvimento da metodologia, Deming baseou-se no processo científico, o qual tem início a partir de uma hipótese, segue com um experimento e termina com análise e conclusão. Como o objetivo do PDCA é levar a empresa a resultados, conforme veremos a última etapa do ciclo convida a agir e fazer melhorias.

Segundo comentamos na introdução, o foco do ciclo (a base) é na melhoria contínua. A ferramenta foi desenvolvida na década de 1950, mas por promover uma espécie de método de gestão interativo segue sendo utilizada, especialmente porque ajuda a promover uma mentalidade ágil, algo essencial entre as startups voltadas para a inovação.

Mas, claro, os benefícios do PDCA não são visíveis apenas às empresas de tecnologia. Na verdade, a ferramenta encontra adeptos em todos aqueles que desejam aprimorar continuamente a gestão do seu negócio. Isso porque, como veremos, graças às quatro etapas o ciclo permite o desenvolvimento de melhorias constantes em todas as empresas, em todos os setores.

Como funciona o PDCA?

O ciclo de Deming possui quatro fases, conforme sugere o próprio acrônimo PDCA (Plan – Do – Act – Check). Ressaltamos que o fato de o método possuir quatro etapas, as quais conduzem uma à outra, não quer dizer que elas ocorram de modo linear. Entenda cada fase:

• Planejar: nesta primeira fase são definidos os problemas a serem resolvidos, os objetivos do ciclo, a metodologia que será utilizada, o plano de ação, os indicadores para medir o sucesso, etc.
• Fazer (execução): considerada a fase mais importante, pois é aqui que será colocado em prática o plano de ação definido na etapa anterior. Por esse motivo, para que o segundo passo seja conduzido é imprescindível que a fase de planejamento tenha sido bem definida. Importante também destacar que a fim de que o plano seja executado corretamente os envolvidos precisarão estar comprometidos no processo.
• Checar: nesta etapa são verificadas se as ações foram realizadas conforme o plano e se atingiram o resultado esperado. A terceira fase acontece junto com a da execução, pois quanto antes os resultados forem analisados, mais cedo poderá ser avaliado se o plano de ação é o ideal ou se será necessário realizar ajustes. A análise pode ser feita por meio de medições, indicadores ou observações.
• Agir: caso as metas tenham sido alcançadas e os resultados conquistados, nessa etapa finaliza-se o processo de forma a garantir a sustentabilidade dos resultados. O plano, então, é aplicado como padrão. Já se algo não saiu conforme previsto é necessário agir corretivamente, reiniciando o ciclo PDCA.

Importante: As fases Checar e Agir são a essência da melhoria contínua, pois nelas há verificação de resultados, correção de desvios eventuais e capitalização do que foi aprendido para continuar melhorando.

Variações do PDCA

As variações do Ciclo PDCA visam à condução de resultados mais expressivos e uma aplicação mais direcionada. Acompanhe:

PDSA

O próprio Deming foi quem desenvolveu o PDSA. A principal diferença é que a etapa “Checar” foi substituída por “Estudar”. A modificação é simples, mas para Deming traz algo mais profundo, pois ele propõe que seja feito um estudo mais detalhado sobre os fatos, no lugar de uma checagem mais simples.

SDCA

Considerado um refinamento do Ciclo de Deming, no SDCA a primeira etapa é substituída pelo S de “Standardize” (Padronização). Nesse caso, parte-se do princípio que se deve começar a análise de qualquer problema observando os padrões existentes e verificando onde ocorrem os desvios.

Após a primeira etapa S, as demais seguem normalmente (continuando com Fazer, Verificar e Agir) a fim de descobrir o motivo dos desvios para que o padrão seja redefinido. Uma crítica desta metodologia é que ela exclui aquilo que não é padronizado ou pouco frequente, como um problema diferente em alguma máquina, por exemplo.

DMAIC

DMAIC é acrônimo para Define, Measure, Analyze, Improve, Control (em português, Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar). É uma variação do PDCA para a melhoria de processo do Six Sigma. As etapas são:

• Definir: no primeiro passo são definidos os problemas a serem resolvidos (os problemas críticos para a qualidade – TQC) e o processo empresarial envolvido. Além disso, há a definição dos clientes envolvidos, requisitos para produtos e serviços, expectativas, limites do projeto, início do processo, entre outros. Pode-se ainda definir o processo a ser melhorado mapeando seu fluxo.
• Medir: no segundo passo os processos e problemas atuais são observados. Aqui são coletados dados de várias fontes e é também desenvolvido um plano de coleta de dados para o processo.
• Analisar: hora de analisar os dados coletados e o mapa do processo para determinar a causa raiz dos defeitos e oportunidades de melhoria. Na terceira fase identificam-se as lacunas entre o desempenho atual e o desempenho da meta. Para o que precisar melhorar, deve-se fazer uma priorização.
• Melhorar: é nesse estágio que há melhoria do processo projetando soluções criativas para corrigir e evitar problemas. É também aqui que é desenvolvido e implementado um plano de implementação
• Controlar: controle das melhorias para que o processo seja mantido no novo curso.

Concluindo

Apesar de existirem as variações, o Ciclo PDCA é bastante completo, uma vez que a metodologia é um processo de melhoria cíclica que ajuda a explorar uma ampla gama de soluções para problemas, além de testá-los em um ambiente controlado antes de implementá-las.

Todas as áreas podem se beneficiar do PDCA, como desenvolvimento de novos produtos e gerenciamento de projetos e mudanças, para citar dois exemplos. É também uma ferramenta bastante útil para mitigação de riscos, pois o ciclo é desenhado para encontrar erros e falhas em processos, analisá-los, testá-los e melhorá-los cada vez mais.

Vale ainda ressaltar que o Ciclo de Deming é usado como referencial para a execução do Kaizen (uma estratégia que busca a otimização contínua de produtos e processos, enfatizando a eliminação de desperdícios).

Você tem alguma dúvida sobre o PDCA? Deixe um comentário que faremos o possível para esclarecer.

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