Como fazer Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios?

Processos fazem parte de qualquer organismo empresarial. Pense no seu negócio: é muito provável que as atividades de cada área sigam um fluxo, seja ele formalizado ou não. Mesmo que implicitamente, os processos estão nas suas operações. A questão toda é que enquanto os processos, com seus fluxos de trabalho, não forem mapeados, eles não trarão os resultados que você espera.

Existem opiniões divergentes sobre o Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios. De um lado, há quem diga que processos são sinônimos de perda de agilidade. Do outro lado da moeda estão aquelas empresas que veem no mapeamento a melhoria na gestão, especialmente porque os gestores passam a ter uma melhor compreensão de como sua área funciona – através do entendimento do fluxo de atividades, agentes e responsabilidades envolvidos -, bem como os pontos fortes e fracos do departamento e das atividades exercidas. Consequentemente, entende-se que com o mapeamento de processos de gestão de negócios a empresa torna-se mais eficiente e com resultados mais previsíveis.

Nós, da Glic Fàs, somos firmes quando o assunto é Process Mapping (Mapeamento de Processos): com ele, empresas melhoram a tomada de decisão e, por terem processos padronizados, aumentam a produtividade, melhoram a entrega de produtos e/ou serviços e deixam o cliente muito mais satisfeito.

Ressaltamos também que o mapeamento de processos permite que a empresa crie indicadores de performance para aqueles processos relevantes na cadeia de produção. A partir destes indicadores será possível desenvolver mecanismos de reconhecimento profissional.

Para começar: o que é um Processo?

Antes de entrarmos no terreno do Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios é importante entendermos do que estamos falando. Assim, sempre que o assunto for “processo” você deve ter em mente que se trata de um conjunto estruturado de atividades que transformam entradas em resultados (ou inputs em outputs), com agentes e responsabilidades definidos.

Processos são ativos estratégicos de uma organização. Isso significa que, uma vez gerenciados, oferecem vantagem competitiva. Basicamente eles auxiliam na definição de responsabilidades, controles internos e padrões de trabalho a fim de garantir consistência e conformidade.

Cada processo possui seu fluxo de atividades com etapas que interagem entre si de modo que haja um começo, meio e fim. Cada uma das atividades de um processo diz respeito a quem deve realizar a execução, as tarefas envolvidas e o prazo para finalização.

Entendido isso, podemos ir à próxima pergunta:

O que é Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios?

Como o nome sugere, o mapeamento é uma descrição visual (e, como veremos, documentada) do fluxo de atividades de um processo. Com ele é possível obter uma compreensão mais clara de como um processo e suas atividades funcionam. Assim, é possível gerar ideias para melhorar o processo, identificando gargalos, atrasos ou lacunas.

Além disso, com o mapeamento de processos de gestão de negócios abrem-se as portas para que gestores estimulem uma discussão a fim de construir uma comunicação mais forte. Portanto, dizemos que o Business Mapping nada mais é do que uma ferramenta de gestão cujo foco é realizar uma melhoria nos processos internos e externos da organização.

Como realizar o Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios?

Com o mapeamento será possível ter uma noção visual das etapas dos fluxos e como cada etapa é mais ou menos afetada pela próxima. Para que você coloque em prática hoje mesmo, veja como realizar o Mapeamento de Processos de Gestão de Negócios:

1. Defina os objetivos: cada processo deve atender a um objetivo específico.
2. Defina os resultados (outputs): resultados dizem respeito ao que deve ser entregue no final do processo.
3. Defina as entradas: entradas são todos os elementos necessários à execução do processo. Elas podem ser físicas ou não, como informações e dados, por exemplo.
4. Defina os componentes: são chamados de componentes todos os recursos utilizados durante o processo e que ajudam na transformação de insumos em resultados. Portanto, componentes podem ser pessoas, tecnologias, materiais, equipamentos, metodologias etc.
5. Defina os fornecedores: chamamos de fornecedores os responsáveis por encaminhar as entradas para o início do processo. Podemos ter fornecedores internos, ou seja, pessoas ou grupos dentro da empresa que entregarão os componentes ou as entradas, e os fornecedores externos, empresas ou indivíduos que fornecem serviços, matérias-primas e insumos à organização.
6. Defina os limites do processo: limites são os pontos extremos, ou, em outras palavras, o início e o fim de um processo, sendo que o recebimento de entradas caracteriza o início e a entrega dos outputs caracteriza o fim.
7. Documente o processo: geralmente a documentação é feita em fluxograma. Lembrando que é crucial que todas as informações coletadas até o momento sejam registradas e analisadas por todos os envolvidos.

E depois?

Bom, quando o assunto é processo é preciso ter em mente que os envolvidos devem constantemente avaliar seu andamento, identificando o que está funcionando e o que está deixando a desejar, bem como gargalos, atrasos, atividades críticas e aquelas que não fazem mais sentido. Isso é necessário porque um dos objetivos do mapeamento de processos de gestão de negócios é tornar cada processo cada vez melhor, para que os resultados potencializem.

Ferramentas que podem ajudar na melhoria dos processos incluem PDCA, 5W2H, matriz GUT e diagrama de Ishikawa. Após as mudanças serem aplicadas é necessário monitorar o resultado dessas alterações. Lembrando sempre que toda e qualquer mudança deve ser documentada a fim de que o processo seja padronizado.

Agora, conte para nós: você já sabia da importância do mapeamento de processos de gestão de negócios? Caso queira entender melhor como funciona, entre em contato. Será um prazer falar com você. E se este artigo foi útil, compartilhe em suas redes. Até a próxima!