Complexidade de projetos define a metodologia de gestão mais adequada

A gestão estratégica de projetos cria valor para a organização. No controle dessa gestão, é importante termos o escritório de gerenciamento de projetos (PMO). É o PMO que fornece apoio, ferramentas, recursos, assistência, padrões e diretrizes aos gerentes de projeto.

Em suma, o escritório de projetos é a espinha dorsal para uma abordagem bem-sucedida de gestão de projetos. Uma de suas funções é a de analisar as metodologias de gerenciamento de projetos para definir aquela que mais se enquadra às necessidades da organização.

Essas necessidades estão, em primeiro lugar, atreladas à complexidade em gerenciamento de projetos. É sobre isso que falaremos neste artigo. Confira!

Como avaliar a complexidade de projetos?

A análise da complexidade do projeto tem início durante o estágio de planejamento e deve ser validada antes de que ele comece a ser executado. Pode-se dizer que dentre as tarefas de um PMO, lidar com a complexidade em gerenciamento de projetos é definida como uma das mais cruciais.

A explicação é simples: para alocar eficientemente recursos durante o ciclo de vida de um projeto e tomar decisões ao longo desse ciclo, é imperativo definir o quão complexo esse projeto é. Como abordado em um artigo publicado no site do Project Management Knowledge Base (PMBK), ainda não existe um consenso quando o assunto é a definição da complexidade em gerenciamento de projetos. Diz o texto:

“Embora existam padrões estabelecidos por entidades como PMI e autores de livros da área, ainda assim o termo é usado de acordo com o histórico das empresas, a experiência dos envolvidos, as inter-relações, entre outros fatores”.

Por isso, para falar sobre uma classificação de complexidade em gerenciamento de projetos, nos basearemos no artigo da PMBK, que apresenta o seguinte:

• Complexidade organizacional: quanto maior for a quantidade de organizações distintas e diversas, maior será a complexidade organizacional do projeto. Itens a serem considerados em projetos de complexidade organizacional: a definição dos relacionamentos em termos de comunicação e informação, a alocação de responsabilidades, autoridade para a tomada de decisões e atribuição de tarefas.
• Complexidade estrutural: projetos nos quais existe dificuldade em gerenciar atividades interconectadas. Tem a ver com o potencial não linear do projeto. Projetos de engenharia são classificados como de complexidade estrutural.
• Complexidade técnica: tipos de projetos com desafios no design do projeto e detalhes técnicos. Aqui, a complexidade está associada ao desconhecimento de aspectos técnicos e design.
• Complexidade temporal: projetos que possuem um ambiente incerto. Mudanças legislativas inesperadas e impactos ambientais são exemplos de fatores incertos. Portanto, projetos com complexidade temporal são afetados pelo ambiente.
• Complexidade direcional: projetos que apresentam desafios na determinação de metas e objetivos. Os requisitos de projeto geralmente são vagos e as metas e os objetivos não são compreendidos (ou não são acordados) nos níveis hierárquicos do projeto.

Importante: a complexidade em gerenciamento de projetos não têm a ver com o tamanho do projeto. A definição se dá com base nas incertezas durante a execução e nos riscos envolvidos.

Entendendo o nível de complexidade, podemos conhecer as metodologias existentes.

Quais metodologias podem ser adotadas?

Compreendemos que a metodologia para gestão de projetos depende da complexidade em gerenciamento de projetos. Para isso, falaremos a seguir sobre as metodologias mais populares:

Framework Cynefin

O framework Cynefin foi criado por Dave Snowden, da Cognitive Edge, como uma ferramenta para auxiliar na tomada de decisões em ambientes sociais complexos. Cynefin consiste em quatro tipos diferentes de contextos: simples, complicado, complexo e caótico:

• Simples: projetos categorizados como simples são aqueles em que o ambiente é estável. A causa e o efeito são conhecidos, bem como os problemas e as soluções para os mesmos. A técnica de gerenciamento de projetos em cascata (Waterfall) é geralmente utilizada aqui.
• Complicado: ocorre quando não temos conhecimento do que está acontecendo. Geralmente, recorre-se a ajuda de especialistas para analisar e fornecer uma opinião. Uma estratégia de gerenciamento muito utilizada aqui é o Kanban.
• Complexo: ambiente de imprevisibilidade, no qual não podemos determinar o que causará um determinado resultado. Trata-se de um domínio de múltiplas hipóteses. Aqui, frequentemente utiliza-se a prática ágil do scrum.
• Caótico: impossível determinar relações de causa e efeito em contextos caóticos. Problemas no domínio caótico exigem ação imediata, sem muita análise. As questões nesse domínio podem incluir uma reestruturação da organização, realocações orçamentárias ou até mesmo uma mudança radical na tecnologia ou nos requisitos de negócios.

Waterfall

Waterfall (ou cascata, em português) é uma das metodologias mais utilizadas para gerenciamento de projetos. É muito adotada no desenvolvimento de software. Como o nome sugere (pense em uma cascata), trata-se de uma sequência de fases a serem executadas em uma ordem específica.

A metodologia é dividida em etapas, sendo que cada uma é completamente dependente da anterior. Esse processo pode ser planejado usando um gráfico de Gantt, que é um gráfico de barras linear que mostra as datas de início e término de cada tarefa.

Agile

Metodologia desenvolvida para projetos complexos, que exigem velocidade e flexibilidade. A Agile Methodology é composta de ciclos de entregas curtos, os chamados “sprints”. Por se tratar de um método que permite rápidos ajustes em todo o projeto, na abordagem Agile problemas são identificados e tratados rapidamente.

Enquanto a abordagem Waterfall é ideal quando os projetos incluem uma variedade de dependências entre as tarefas, o método Agile é mais adequado para projetos em que não há a certeza do resultado desejado e busca-se um tempo de entrega rápido.

Concluindo

A compreensão da complexidade em gerenciamento de projetos é fundamental para que possam ser definidas as dificuldades que serão encontradas no ciclo de vida de um projeto. Com base nisso, o PMO consegue estabelecer a metodologia que será utilizada.

Independente do método, é importante que haja um esforço de todos os envolvidos a fim de que as incertezas de cada projeto possam ser reduzidas no decorrer de sua execução. É igualmente necessário haver o engajamento de todas as partes interessadas desde a etapa de planejamento. Somente assim é que os objetivos do projeto serão atingidos.

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