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Gestão do conhecimento para pequenas e médias empresas

Quando um colaborador sai da empresa, não é apenas uma mão de obra que é perdida. Ela deixa de contar com o conhecimento que aquele funcionário adquiriu. A perda do conhecimento – como de qualquer outro ativo – tem um custo, afinal, outra pessoa que entrar no lugar do antigo profissional precisará de um tempo para se adaptar ao cargo, assumir as responsabilidades e obter as informações necessárias para o exercício da função.

Para pequenas e médias empresas, perder o conhecimento pode não parecer envolver altos custos. Todavia, os impactos podem ser muito mais prejudiciais quando comparado com grandes corporações. A razão é simples: quanto menor o negócio mais vemos uma única pessoa responsável por áreas de conhecimento cruciais, como RH, TI ou finanças (o que não acontece nas grandes empresas, que contam com equipes maiores).

Além da perda de conhecimento, a produtividade também é afetada. Por consequência, a lucratividade é igualmente impactada. Para entender melhor sobre o tema, confira o artigo.

O que é Gestão do Conhecimento?

A Gestão do Conhecimento (do inglês Knowledge Management – KM) é o processo de capturar, distribuir, gerenciar e efetivamente usar o conhecimento em toda a empresa. Uma explicação mais completa vem do Gartner, que diz que a “Gestão de conhecimento é uma disciplina que promove uma abordagem integrada para identificar, capturar, avaliar, recuperar e compartilhar todos os ativos de informação de uma empresa. Esses ativos podem incluir bancos de dados, documentos, políticas, procedimentos e conhecimento e experiência previamente não capturados em trabalhadores individuais.”

São três os tipos de conhecimento envolvidos: tácito, explícito e implícito. Quando o conhecimento deriva da experiência pessoal, contexto ou prática (e que está preso no cérebro), damos o nome de conhecimento tácito. Assim, a Gestão do Conhecimento fornece os meios para que todo o conhecimento retido em cada colaborador seja facilmente compartilhado entre os membros da equipe. Isso significa que a empresa não deixa de usufruir do conhecimento de um funcionário que está de férias ou de atestado, por exemplo.

Com relação ao conhecimento explícito, que é codificado, tratamos de conhecimento que foi documentado e é facilmente acessível. Por ser de uma natureza simples, ele é muito mais fácil de armazenar e recuperar em um sistema de gerenciamento do conhecimento. No entanto, existe o desafio de garantir que ele seja revisado e atualizado constantemente.

Já o implícito está incorporado no processo, nas rotinas ou na cultura organizacional. Pode existir em um formato formalizado, como um manual ou diretrizes escritas, mas o conhecimento em si não é explícito. Em vez disso, ele geralmente vive da maneira que uma organização é executada.

Por que a Gestão do Conhecimento é importante?

“Como a sociedade mudou gradualmente para uma ‘economia da informação’, a necessidade de acesso à informação aumentou”. A frase, retirada do artigo The High Cost of Not Finding Information (O alto custo de não encontrar informações), já mostra o quanto evoluímos para a necessidade de adoção da Gestão do Conhecimento. Mas podemos ir um pouco além. De modo geral, dentre os motivos pelos quais a GC é importante, destacamos:

Promove a inovação, uma vez que o conhecimento compartilhado pode inspirar ideias;
Garante que informações e recursos relevantes possam ser acessados pelos funcionários quando eles precisarem;
Mesmo se um colaborador sair da empresa, o conhecimento importante é mantido dentro do negócio;
Garante que sua organização efetivamente aproveite os conhecimentos existentes;
Conhecimento e informação são ativos.

A Gestão do Conhecimento para pequenas e médias empresas é particularmente crucial, pois elas tendem a sofrer mais erosão do conhecimento em casos como:

Rotatividade de funcionários (turnover), especialmente quando os profissionais procuram por maiores salários oferecidos pelas grandes empresas.
Sucessão familiar, já que mudança de liderança pode fazer com que líderes e gestores deixem a empresa e levem consigo todo o conhecimento. Além disso, sem a gestão do conhecimento o dono, ao passar o bastão, pode levar consigo informações essenciais (por isso é importante a empresa ter um plano de sucessão).
Aquisição, quando uma empresa adquire ou assume a organização e isso, às vezes, resulta em rotatividade de funcionários.
Demissão.

Como adotar a Gestão do Conhecimento em pequenas e médias empresas?

A Gestão de Conhecimento pode ser tão simples quanto ter uma sala de arquivos para armazenar contratos importantes ou tão complexa quanto a tecnologia de inteligência artificial que coleta, armazena e recupera informações.

Para que uma estratégia de Gerenciamento do Conhecimento seja implementada com sucesso, é importante que pequenas e médias empresas minimizem o tempo e os encargos financeiros da implementação. Abaixo elencamos alguns pontos importantes para colocar em prática a GC:

Analise como sua empresa gerencia atualmente seus recursos de conhecimento. Identifique como ela recebe os dados de seus colaboradores, fornecedores, parceiros, clientes, mercado e produto.
Elenque todos os canais de informações e realize uma auditoria de como as mesmas são armazenadas, usadas e que benefícios sua empresa obtém dessa metodologia.
Verifique se há canais de informação que poderiam ser melhores utilizados. Por exemplo, as reclamações de clientes devem ser reconhecidas como informações sobre como melhorar processos e ofertas de serviços.
Conscientize os colaboradores sobre a Gestão do Conhecimento. Para isso, é importante definir e comunicar conceitos, desenvolver terminologia e criar um entendimento comum em toda a organização.
Documente processos e procedimentos e crie manuais, FAQs, boas práticas, lições aprendidas etc.
Alinhe a Gestão do Conhecimento com a estratégia de negócios, ou seja, os resultados esperados e como verificá-los.
Adote ferramentas de Gerenciamento de Conhecimento na nuvem que sejam simples de usar.
Use e abuse da tecnologia. Encontre soluções que tenham integrações com os programas e aplicativos que os funcionários já estão usando. Lembre-se de que o ideal é ter uma fonte central de informação. Se o conhecimento for distribuído por várias ferramentas, será difícil para as pessoas encontrarem o que precisam.

Destacamos que a Gestão do Conhecimento é um processo contínuo e evolutivo. Há um ciclo constante de adicionar novo material e eliminar aqueles que estão desatualizados. Avalie continuamente sua estratégia e vá aprimorando-a sempre que necessário e de modo que ela acompanhe o crescimento da empresa.

Concluindo

Independentemente do seu tamanho, todas as organizações precisam de estratégia, sistemas e ferramentas de GC a fim de utilizarem o máximo de seus recursos de conhecimento. Para pequenos e médios negócios, essa gestão tem um papel ainda mais relevante, especialmente porque a rotatividade de funcionários tende a ser mais alta.

Seja qual for o seu negócio ou mercado, lembre-se que todos os seus colaboradores têm conhecimento valioso que vale a pena compartilhar. A partir do momento que sua organização tem uma estratégia de Gestão do Conhecimento implementada, os profissionais podem acessar a base de conhecimento para resolver e impedir futuros problemas.

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Créditos imagem: Pixabay por Angela_Yuriko_Smith