Como um PMO estratégico desempenha um papel essencial na conquista dos resultados de um negócio?

Entre outras coisas, o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) tem o objetivo de garantir a padronização de projetos e alavancar recursos como pessoas, tecnologia e comunicação. É o PMO que garante que as informações corretas e precisas sobre projetos cheguem até a alta administração e os importantes tomadores de decisão.

Tudo o que está escrito no primeiro parágrafo resume um aspecto da função dos PMOs. Mas, é preciso ir um pouco mais além. Os tempos atuais, que exigem mudanças constantes das organizações, requerem a atuação de um PMO não apenas no nível tático. É preciso pensar na transformação para um PMO estratégico.

O que faz um PMO estratégico?

Como citado no estudo Strategic PMOs play a vital role in driving business outcomes (tradução literal para o português: PMOs estratégicos desempenham um papel vital na condução de resultados de negócios), historicamente, os PMOs concentraram-se em supervisionar as atividades táticas que apoiavam o desenvolvimento e a implementação de projetos. Hoje, ao passar para uma atuação mais estratégica, o Escritório de Gerenciamento de Projetos capacita executivos a alcançarem melhores resultados de negócios e a agirem com mais agilidade.

Isso é possível porque o PMO estratégico cria um conjunto básico de práticas que oferecem resultados consistentes. Além disso, ele tem um espírito proativo e vai além das operações do dia a dia, buscando formas novas e eficazes de expandir o mercado de atuação da organização.

Ainda, por meio da análise de portfólio, os PMOs estrategicamente alinhados ajudam os executivos a avaliar a viabilidade de suas ideias. Outros pontos a destacar, ainda conforme o estudo:

• O PMO estratégico impulsiona o sucesso do negócio por meio de práticas de entrega consistentes que controlam o risco e aumentam a produtividade. A consistência se dá por meio de abordagens bem projetadas e altamente adaptáveis ​​às necessidades dos mais variados projetos.
• Atuando estrategicamente, o PMO consegue incentivar e apoiar na mudança organizacional necessária para o crescimento. Ele entende que gerenciar as sutilezas da cultura corporativa é essencial para a construção de práticas sustentáveis ​​que podem ser otimizadas ao longo do tempo.
• Toda empresa sabe que, se quiser ganhar e reter a fidelidade do cliente, além de conquistar novos negócios, deverá haver um esforço contínuo para atingir a excelência. PMOs estrategicamente alinhados entendem que a expansão da marca tem a ver também com a excelência na gestão de projetos.
• PMOs estratégicos são também “parceiros estratégicos”, pois precisam demonstrar que são líderes de negócios que apoiam o trabalho da organização, em vez de serem apenas uma função de execução tática.

Quais os desafios de um PMO estratégico?

Seguindo a publicação Strategic PMOs play a vital role in driving business outcomes) a transição do tático para o PMO estratégico representa desafios universais.

Um dos que mais chama a atenção é o conhecimento inconsistente em gerenciamento de projetos. De acordo com o estudo, a noção de gerenciamento de projetos ainda é tida como algo que todos podem fazer. Para muitas empresas, somente os projetos estratégicos mais visíveis merecem um gerente de projeto treinado e qualificado.

Por essa falta de conhecimento sobre a importância de um Escritório de Gerenciamento de Projetos é que para muitas organizações o investimento em um PMO estratégico é visto como uma despesa.

Outros desafios que podemos citar:

• Proporcionar um foco organizacional na melhoria da gestão de projetos, programas e portfólios;
• Otimizar a capacidade e uso de recursos escassos;
• Levantar questões estratégicas aos níveis mais altos da organização, a fim de facilitar uma eficaz tomada de decisões;
• Desconexão (ou falta de alinhamento) entre executivos e PMOs.

Como ser um PMO estratégico?

Além da proatividade, já citada aqui, o PMO estratégico incorpora o pensamento estratégico, ou seja, ele enxerga possibilidades para o futuro, explora as incertezas, prepara-se para agir em longo prazo e tem um pensamento crítico. Também, é capaz de antecipar mudanças no mercado, identificar oportunidades emergentes, prever riscos, entre outros fatores.

Justamente por explorar incertezas e antecipar mudanças, não podemos deixar de mencionar que PMOs bem-sucedidos reconhecem a importância do gerenciamento de riscos. Outras características incluem:

• Incorporar a transformação digital;
• Dominar a gestão do tempo; e
• Ser hábil na resolução de problemas.

Os pontos acima foram citados em outro artigo publicado pela Glic Fàs, denominado Quais são as competências estratégicas de gestão de projetos?. Após ler este post, recomendamos a leitura do texto.

É importante também destacar que o PMO estratégico entende do poder da transparência das informações. Quanto a isso, ele é hábil em definir métricas diretamente ligadas a objetivos estratégicos, bem como a usá-las consistentemente em toda a organização.

Os PMOs estratégicos de sucesso atendem primeiro às necessidades de suas organizações e não subestimam o risco e a escala das mudanças significativas. Eles conseguem identificar as principais partes interessadas, ouvir suas necessidades e consultá-las com frequência para obter confiança e aceitação.

A fim de sair do nível tático, PMOs estratégicos devem participar ativamente do planejamento estratégico e ajudar a moldar a estratégia fornecendo feedback aos executivos com relação aos custos, desempenho e andamento dos projetos. E mais: devem assegurar que a empresa invista no melhor conjunto de projetos e programas e aproveite ao máximo os benefícios possíveis desses investimentos.

A excelência no gerenciamento de projetos continua sendo uma capacidade crítica para os PMOs. Atualmente, organizações mais bem-sucedidas reconhecem o papel específico do gerente de projeto e constroem programas significativos de aprendizado e desenvolvimento para amadurecer as habilidades de gerenciamento de projetos.

Isso significa que o esforço não é só do PMO, mas também da empresa em reconhecer a importância do papel e incentivar o desenvolvimento do Escritório de Projetos. Por fim, o PMO estratégico de sucesso é uma combinação de pessoas, processos e ferramentas.

Concluindo

Construindo transparência e consistência no planejamento de portfólio, projetando métodos inovadores de execução e impulsionando o aprendizado e o desenvolvimento, os PMOs estratégicos de alto desempenho capacitam seus executivos a agir com mais agilidade e alcançar melhores resultados de negócios. Com isso, toda a empresa sai ganhando.

Se quiser saber mais, entre em contato conosco. Será um prazer entender melhor das necessidades da sua empresa e como podemos apoiá-la a entregar valor aos seus stakeholders com um PMO estratégico

E caso você queira entender melhor sobre Gestão de Projetos, indicamos a leitura do post Você sabe o que é gestão estratégica de projetos?

Créditos imagem: Pixabay por O12.