Reuniões em pé prejudicam inovação

Reuniões em pé melhoram ou prejudicam a inovação?

Reuniões em pé prejudicam a inovação. A frase esbarra na fala de Nilofer Merchant, diretora corporativa e autora, em uma apresentação TED. Logo no início ela diz:

“O que vocês estão fazendo agora, neste exato momento, está matando vocês. Mais do que carros ou a Internet ou mesmo aquele aparelho móvel do qual estamos sempre falando, a tecnologia que vocês mais usam quase todo dia é isso, o seu bumbum”.

Para ela, reuniões privadas deveriam ser transformadas em “reuniões de caminhadas”. Merchant não está sozinha no que ela sugere ser a melhor maneira de fazer-nos pensar fora da caixa.

Mark Zuckerberg é também um fã das reuniões que ocorrem enquanto funcionários caminham. As “walking meetings”, em inglês, foram adotadas até pelo ex-presidente dos EUA, Barack Obama.

Das reuniões em movimento temos as “stand-up meetings”, ou reuniões em pé. Basta uma rápida pesquisa pelo Google para ver que chovem exemplos dizendo que “a moda é todo mundo em pé nas reuniões”.

Por que a reunião em pé começou a ser adotada?

As startups sem dúvidas contribuíram para a fama das reuniões em pé. Isso pois elas passaram a ser adotadas nas reuniões diárias, que são encontros rápidos de 15 minutos, no máximo, para repassar as atividades executadas no dia anterior e o planejamento do dia atual.

Se a fama veio com as startups, a stand-up meeting é originária do Scrum. No entanto, a ferramenta foi rapidamente adotada pelas equipes usando métodos relacionados ao Agile (método Ágil). A ideia geral é que a reunião em pé seja um incentivo à comunicação e criatividade das equipes de desenvolvimento.

Embora seja bastante comum para times de desenvolvimento de software, a popularidade das reuniões em pé chegou em outras áreas de trabalho, como marketing, gerenciamento de projetos, desenvolvimento de produtos e muitos outras. Elas caíram rapidamente na graça das empresas como uma alternativa às reuniões típicas de mesa, temidas por grande parte da força de trabalho atual.

Até que ponto as reuniões em pé são realmente eficazes para a inovação?

A primeira observação a fazer é que “elas não funcionam para todas as interações e com qualquer coisa”. A frase foi extraída do artigo “Stand-Up Meetings Don’t Work for Everybody” (Harvard Business Review). No texto, o autor, Bob Frisch, deixa claro que não é exatamente contra as reuniões em pé, “mas qualquer organização que as use regularmente deve revisar como, quando e por que elas estão sendo mantidas”.

Andy Wu, professor assistente da unidade de estratégia da Harvard Business School e pesquisador sênior do Mack Institute for Innovation Management da Wharton School da Universidade da Pensilvânia, foi entrevistado pela Harvard Business Review para falar sobre as stand-up meetings.

Wu, juntamente com seu aluno de doutorado Sourobh Ghosh, realizou um experimento de campo em um hackathon do Google para investigar o impacto da prática na inovação. A constatação: as reuniões stand-up resultaram em produtos avaliados pelos juízes como mais valiosos, mas menos inovadores.

Conforme Wu explica, para ser classificado como inovador um produto deve ter ambas as características (ser valioso e inovador). Portanto, disso podemos tirar uma única conclusão: reuniões em pé prejudicam a inovação.

Qual o problema das reuniões em pé?

Inovação prejudicada com reuniões em pé
Unsplash por Brett Jordan

Para a Wu, toda reunião, independentemente do formato, cria uma percepção de prazo. Isso faz com que as pessoas se concentrem muito mais em entregar algo dentro de uma data limite do que em explorar caminhos que podem ser mais demorados. Desse modo, ao invés de pensarem em como podem mudar ou melhorar, o foco dos indivíduos passa a ser na entrega pura e simples.

Sobre o formato em pé, ele comenta que ao declarar explicitamente seus objetivos, a equipe reorienta a energia para esses alvos e não deixa os membros se sentindo abertos para procurar outros caminhos. Colocando em outros termos, podemos dizer que Wu não acredita que reuniões sejam ambientes que favoreçam a inovação.

“Ideias novas costumam borbulhar quando os indivíduos pensam profundamente sobre suas áreas específicas de especialização, e as reuniões stand-up tendem a manter as pessoas focadas no trabalho que é mais fácil de integrar com o da equipe, então elas não aproveitam tanto suas especializações”, diz Wu.

Bob Frisch, no outro artigo da HBR mencionado aqui, comenta que quando era sócio-gerente da Accenture as reuniões sentadas ocorriam em diferentes tipos de mesas, com diferentes formatos. Eles tinham retângulos e quadrados abertos, bem como em forma de U ou em forma de V.

O motivo dessa variedade, segundo Frisch, é que toda a dinâmica de uma reunião depende de como as pessoas estão sentadas em relação ao chefe, umas às outras e ao apresentador e/ou facilitador. Em reuniões em pé as pessoas se posicionam ao acaso.

Além disso, ele aborda as diferenças físicas que podem ser um elemento intimidador. Frisch cita, por exemplo, uma pessoa mais baixa ao lado de uma pessoa muito alta. Em pé, a de menor estatura pode não conseguir se posicionar ou fazer ouvir sua opinião. E se você acha que isso não faz sentido, Frisch já deixa o recado: “Então eu aposto que você não tem 5’3” (o equivalente a 1m60)”.

Em suma, “as cadeiras podem tornar as reuniões mais longas, mas, dependendo da disposição da mesa, também colocam todos em pé de igualdade, por assim dizer”.

Então, como times podem inovar?

Já que as reuniões em pé podem ser prejudiciais à inovação, a resposta estaria nas reuniões no formato mais tradicional (todos sentados)?

Não exatamente, pelo menos não na opinião de Wu. Ele acredita que o segredo para garantir um ambiente inovador seja fazer menos reuniões. Na sua visão, líderes precisam deixar as pessoas trabalharem por conta própria e se aprofundarem no problema em questão, mesmo que comentam erros. Afinal, é caindo e errando que muitas vezes vem a verdadeira inovação.

Concluindo

Empresas geralmente se espelham nas organizações tidas como mais inovadoras, como Google, Facebook, Twitter e outras. Ao olhar para elas e ver o quanto inovam, acabam copiando métodos e formatos de trabalho. As reuniões em pé servem de exemplo de métodos que foram copiados.

Mas será que a razão da inovação está nesse tipo de reunião? A moda do formato stand-up pode até ter vindo para ficar, o que não significa que a sua empresa terá bons resultados com ele.

Sugerimos que antes de adotá-lo, você pense: “as pessoas realmente terão um desempenho em um bainstorming, uma discussão ou tomada de decisão enquanto estão em pé?”. “O que pode incentivar a inovação?”.

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Créditos imagem principal: Pixabay por Mabel Amber.

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