Você sabe quanto vale transferir conhecimento?

Muito provavelmente você já deve ter se deparado com textos falando sobre como reduzir a rotatividade da empresa e garantir uma alta retenção de talentos. O assunto já foi inclusive abordado aqui no blog da Glic Fàs quando tratamos de ambientes tóxicos e boas práticas para reter colaboradores.

Neste artigo, queremos trazer uma outra discussão: e se ao invés de somente focarmos em estratégias para reduzir o turnover, dermos um passo adiante e pensarmos em como reduzir os altos impactos da rotatividade?

Para esclarecermos, não estamos falando que reduzir o turnover não seja importante. Muito pelo contrário, mas como a rotatividade é algo natural de qualquer negócio, é fundamental pensarmos em ações para que desligamentos – voluntários ou não – não tragam impactos negativos ao negócio.

Dentre essas ações está a gestão do conhecimento, necessário a todas as áreas de atuação das empresas, em especial no campo da gestão de projetos. Para saber mais, confira a seguir:

Gestão do conhecimento e a gestão de projetos

A importância da transferência de conhecimento na gestão de projetos foi abordada em um dos episódios do Podcast Projectified®. O podcast é realizado pelo PMI e apresenta uma série de conversas sobre tópicos importantes e tendências emergentes que impactam o mundo dos gerentes de projeto.

Um dos pontos levantados no programa é: como converter o conhecimento individual em conhecimento organizacional? Se levarmos em consideração “que o gerenciamento de projetos tem sido aplicado em larga escala em diferentes setores (…), é fundamental adquirir as lições aprendidas em projetos anteriores”. A frase foi extraída do artigo How to facilitate the knowledge transfer (PMI).

Como uma das respostas à pergunta do parágrafo acima, os participantes do podcast sugerem que a chave para que os colaboradores se comprometam com a gestão do conhecimento é vincular o sucesso de cada indivíduo ao sucesso da empresa. Assim, cada um verá a si próprio como parte integrante de uma equipe maior e, com isso, entenderá que precisam ter um compromisso com a excelência.

É justamente esse compromisso, somado à experiência, ao dinamismo e à criatividade que diferencia uma organização da concorrência. Por essa razão, as organizações precisam reter o conhecimento.

Como fazer a transferência de conhecimento?

A gestão de conhecimento é um processo de progressão contínua de aprendizagem, ajuste e melhoria. Ela significa aprender com o passado e ajuda a economizar dinheiro, uma vez que garante que erros não sejam repetidos.

Roger Forsgren, diretor de conhecimento da NASA, em sua participação no Podcast Projectified® acredita que um ambiente aberto, no qual todos em uma equipe têm a oportunidade de se expressar e recebem os recursos para aprender e obter o treinamento certo, tem como resultado um melhor gerenciamento de projetos, bem como economia de custos.

Para falar sobre o que a NASA faz, Forsgren conta que a agência possui um banco de dados de lições aprendidas, com mais de mil documentos individuais. Muitos deles são acessíveis para o público em geral no próprio site da agência.

Segundo ele, a decisão de criar um banco de dados surgiu para consolidar todas as ferramentas de conhecimento e as lições aprendidas, bem como disponibilizar treinamentos para possibilitar o acesso rápido e fácil da força de trabalho técnica da NASA. Ele também explica que o plano de gestão do conhecimento é um requisito de todos os programas e projetos da agência.

Além de documentar todas as etapas, atividades, problemas, soluções e tomadas de decisão, Forsgren destaca a importância de ter o apoio da alta administração para que a gestão do conhecimento seja levada a sério.

Como ele mesmo fala: “Esse (a alta administração) é o primeiro lugar para explicar o valor e o retorno do investimento das lições aprendidas e da gestão do conhecimento em uma organização”.

Já para Betsy Mathew, diretora de desenvolvimento organizacional e gestão de talentos da Dark Matter, com sede em Abu Dhabi, nos Emirados Árabes Unidos, uma maneira de introduzir a gestão do conhecimento é organizar pequenas sessões de compartilhamento de conhecimento. Como ela sugere, qualquer pessoa que participe de uma conferência, por exemplo, deve compartilhar o que aprendeu com o resto da organização.

Obstáculos para a transferência de conhecimento

Mustafa Hafızoğlu, diretor de programa da Space & Defense Technologies em Ancara, Turquia, também participou do podcast. Para ele, um dos obstáculos para colocar em prática a gestão do conhecimento é a falta de disponibilidade das pessoas em compartilharem o que sabem.

Muitas podem ver nesse compartilhamento uma ameaça às suas carreiras. A fim de mudar essa visão, Hafızoğlu acredita que a resposta está nos benefícios em transferir conhecimento. Nesse caso, o ponto-chave é deixar bem claro a todos que se trata de uma relação ganha-ganha, isto é, empresa e colaboradores colhem os frutos.

Para Mathew, um outro problema enfrentado é presumir que a transferência de conhecimento acontece por si só. “Pelo contrário, se não prestarmos atenção, a base de conhecimento de nossa equipe ou empresa definitivamente desaparecerá”, fala.

Qual o valor da gestão de conhecimento?

Uma vez que a alta administração esteja envolvida na gestão do conhecimento, ela mostra a toda a empresa que a transferência é necessário e fundamental para um negócio. Afinal, quando os colaboradores transferem o que sabem, os resultados do projeto melhoram e os objetivos estratégicos são alcançados.

Forsgren cita como exemplo o acidente do ônibus espacial Columbia, um dos seis veículos espaciais construídos para o Programa Space Shuttle. Ele relembra que na ocasião a agência publicou um relatório detalhando tudo o que aconteceu e os motivos do fracasso da missão.

Essa foi, de acordo com ele, a melhor maneira de mostrar à força de trabalho que a gestão do conhecimento e o aprendizado com o passado são fundamentais para gerenciar projetos e conduzir negócios. Muitos aprendizados foram extraídos da tragédia do Columbia e a NASA aprendeu com ela. “Esse é o valor real das lições aprendidas”, resume.

Na visão de Mathew, a gestão do conhecimento, com sua transferência de informações em grupos, incentiva os colaboradores a se reunirem, fazerem networking, colaborarem e compartilharem objetivos e metas comuns em termos de seus interesses no assunto.

Além disso, ela ressalta que a gestão do conhecimento é a grande alavanca para garantir a retenção da memória institucional. “Cada vez que alguém deixa uma empresa, um pedaço dessa memória vai junto”, diz.

Para fechar

Destacamos que para o gerenciamento de projetos a gestão do conhecimento traz vantagens como:

• Redução dos ciclos de entrega;
• Otimização dos recursos;
• Padronização da qualidade;
• Maior probabilidade de entrega no prazo e dentro do orçamento em 50%;
• Aumento das margens de lucro;
• Aprendizado contínuo;
• Dentre tantas outras.

Como está sua empresa na gestão do conhecimento? Se for o caso, fique à vontade para compartilhar conosco nos comentários algumas das práticas já adotadas.

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Créditos imagem principal: Pixabay por Gerd Altmann.