Disciplina na gestão de custos em pequenas e médias empresas

A competitividade do mundo corporativo faz com que as empresas estejam sempre atentas à melhorias em sua gestão. Não é novidade que disciplina no controle administrativo garante que as organizações possam se destacar no mercado em que atuam. No caso da gestão de custos em pequenas e médias empresas isto é ainda mais importante.

Segundo dados do Sebrae, existem cerca de 9 milhões de micro e pequenas empresas ativas no Brasil, representando 27% do PIB nacional. Para estas empresas, conquistar um lugar de destaque no mundo corporativo, devido às dificuldades econômicas e administrativas, é um desafio a mais para quem está em fase de desenvolvimento de seus negócios.

Gestão de custos em pequenas e médias empresas

Ao iniciar sua atuação no mercado, a gestão de custos em pequenas e médias empresas muitas vezes é inexistente. Para se desenvolverem de forma sadia, estas organizações devem conhecer seu real potencial financeiro e sua capacidade de investimento e esta noção da realidade financeira, somente consegue-se visualizar através da disciplina na gestão de custos. À medida que a empresa vai crescendo, a complexidade dos processos vai aumentando também, desta forma uma eficiente gestão de custos se torna movimento chave para ações que visam a competitividade da empresa no mercado.

Uma empresa que consegue promover disciplina na gestão de custos e ainda atribui isto ao valor final de seus serviços, sem interferir na qualidade de entrega, estará garantindo uma boa imagem perante o consumidor.

Para que possamos fazer a gestão de custos em pequenas e médias empresas explorando ao máximo suas oportunidades de crescimento e garantindo a sustentabilidade de seus processos financeiros, separamos algumas dicas simples que podem ajudar na tomada de decisões mais assertivas:

Saiba diferenciar custos, despesas e gastos

Todos esses conceitos representam dinheiro saindo de sua empresa. Quando sabemos diferenciar estas contas, estaremos entendendo de que forma essas saídas acontecem e o quanto impactam na gestão de custos em pequenas e médias empresas:

Custos

Custo é caracterizado como a quantia que você precisa investir para que seu produto ou serviço final seja entregue ao consumidor. Este custo real, quando falamos de produto pode ser conhecido através do que na contabilidade chamamos de CMV, ou Custo de Mercadoria Vendida.

O CMV representa tudo que será destinado para que você produza e entregue seu serviço, desde a matéria prima até o local onde estará disponível para seu cliente. O CMV é um ótimo ponto de partida para aprimorar a gestão de custos em pequenas e médias empresas.

Alguns exemplos do que podemos considerar como custos nas contas da sua empresa:

• Matéria-prima utilizada em todo o processo de produção;
• Fretes que são pagos no transporte de materiais e mercadorias prontas para venda;
• Custo dos estoques;
• Encargos sociais (INSS e FGTS);
• Impostos que incidem sobre a venda das mercadorias (ICMS, PIS, COFINS, IPI, ISS).

Despesas

Diferentes de custos, as despesas não aparecem relacionadas ao produto ou serviço, elas são classificadas como contas administrativas. Nesta conta devem aparecer todos os gastos da empresa com os departamentos que a compõe. Estas despesas devem ser divididas em dois tipos:

Despesas fixas: todas aquelas despesas que aparecem na gestão de custos em pequenas e médias empresas que não variam conforme o volume de produção. Exemplos: gastos com patrimônio, salários administrativos e manutenção do inventário da empresa.

Despesas variáveis: despesas que variam conforme volume de mercadoria produzida e vendida. Exemplos: Comissão de vendas e horas extras.

Gastos

Gastos são todas aquelas saídas de caixa que não estão previstas no orçamento inicial. Estes gastos podem ter origens diversas, normalmente não sendo absorvidos pelo custo da mercadoria. São considerados gastos: manutenções diversas com maquinários e estruturas da empresa.

Através da gestão de custos em pequenas e médias empresas a divisão correta das contas de sua empresa entre custos, despesas e gastos, permite que você:

1. Analise de forma eficiente indicadores de desempenho, os KPI’s, ou Indicadores de Qualidade de Gestão;
2. Verifique quando há um aumento nas despesas fixas e variáveis;
3. Identifique se os custos de produção estão dentro do previsto;
4. Determine itens dispendiosos que possam ser substituídos ou removidos para manter a gestão de custos em dia.

Faça uma análise utilizando o DRE

O DRE ou Demonstração do Resultado de Exercício, é uma ferramenta simples utilizada pra a mensuração, em determinado período, do lucro nas operações da empresa. Ele consiste em um relatório onde são descritas todas as receitas e despesas, representando o estado real das finanças.

Muitas empresas utilizam o DRE anualmente, como análise final da operações, porém uma gestão mais atenta pode fazer uso desta ferramenta mensalmente garantindo um melhor controle de suas contas. No caso da gestão de custos em pequenas e médias empresas, as análises através do DRE quando feitas com mais frequência, ajudam a apontar erros e direcionar a um melhor planejamento, fornecendo uma resposta de ação mais assertiva.

Faça o acompanhamento de seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o termômetro diário do andamento das finanças de sua empresa. Enquanto o DRE, ou Demonstrativo do Resultado de Exercício, pode estar indicando que no final do período de análise, as contas da empresa ainda apresentam saldo positivo (lucro), somente através do controle do fluxo de caixa poderemos determinar se este resultado está contemplando os vários aspectos das contas de sua empresa.

Imagine-se ao analisar seu DRE e percebendo que o resultado apurado é positivo, ou seja, sua empresa está demonstrando lucro no período analisado. Isto seria motivo para comemorar, não é mesmo? Porém, o DRE desconhece a maneira com que essa receita entra na empresa. Quando uma empresa possui uma elevada taxa de vendas à prazo por exemplo, com despesas a serem quitadas antes da entrada destas vendas, isto pode indicar que para arcar com estes custos, sua empresa está se tornando dependente da entrada de recursos externos. Este tipo de situação e outras diversas você somente conseguirá identificar através da análise de seu fluxo de caixa.

Separando o caixa pessoal do caixa de sua empresa

Misturar finanças pessoais com as contas da empresa é muito comum quando falamos em gestão de custos em pequenas e médias empresas. Porém, quando não há uma separação clara do que é fluxo de caixa da empresa e fluxo de caixa pessoal, isso pode levar à consequências sérias para a gestão das organizações. Tendo isso em vista, separamos algumas dicas para que você possa fazer essa divisão de contas:

• Sinalize suas retiradas: caso você seja o gestor da empresa, o lucro de sua empresa não deve ser confundido com o seu lucro como empresário. O lucro obtido por sua empresa deve servir como investimento para operações futuras, enquanto seu salário deve ser fixado buscando não comprometer estes investimentos.
• Contrate planos corporativos: planos corporativos além de serem uma boa oportunidade de economia nas finanças, também são uma ótima maneira de controlar suas contas e as da sua empresa separadamente.
• Contas bancárias distintas: talvez a mais importante de todas as ações, a divisão de contas bancárias faz com que você possa visualizar com clareza todas as transações pessoais e as da sua empresa, minimizando erros na hora dos registros em relatórios.

Além das medidas que apresentamos aqui para a gestão de custos em pequenas e médias empresas, podemos indicar também a adoção de planejamento de investimentos juntamente com análises de lucratividade X rentabilidade, para que se tenha um melhor panorama da real situação de sua empresa.

A disciplina na gestão de custos em pequenas e médias empresas pode representar o oxigênio para que sua empresa continue atuando de forma representativa no mercado. Não podemos esquecer que conhecer a realidade financeira de sua empresa, é também saber aonde você pode chegar e de que maneira pode ir além disto, de maneira sustentável. A aplicação de medidas de controle financeiro devem sempre vir acompanhadas de revisão e, posteriormente, processos de melhoria. Uma rotina de revisão de processos permite que sua empresa esteja sempre atenta às mudanças necessárias para continuar se desenvolvendo.

Caso queira saber mais sobre gestão de custos em pequenas e médias empresas e outros assuntos, entre em contato conosco. Aproveite que está aqui e visite o Glicando, o blog da Glic Fàs, onde disponibilizamos outros artigos sobre como evoluir na gestão de sua empresa. E se você gostou deste post, fique à vontade para compartilhá-lo com seus colegas. Até a próxima!

Créditos imagem: Pixabay por Stevepb