Qual é o tipo de escritório de gerenciamento de projetos que agregará mais valor ao seu negócio?

O Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) define um Escritório de Gerenciamento de Projetos como sendo:

“Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto”.

Se as funções de um PMO variam, o mesmo se aplica aos tipos de escritório de gerenciamento de projetos: cada modelo exerce um determinado grau de controle e influência nos projetos dentro da organização. Para ter um PMO eficaz e que traga os resultados que sua empresa deseja, será necessário definir qual tipo mais se enquadra às necessidades do negócio.

Tipos de escritório de gerenciamento de projetos

Aqui falaremos de seis tipos de escritório de gerenciamento de projetos:

• PMO Autônomo
• Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)
• PMO de Controle
• PMO Departamental
• Centros de Excelência
• Escritório de Projetos Corporativo

PMO Autônomo

O PMO Autônomo é separado das operações da empresa. Destina-se ao gerenciamento de um único projeto ou programa. Ao contrário dos demais tipos de escritório de gerenciamento de projetos que veremos, se prazos forem perdidos ou orçamentos excederem, o escritório de Projeto Autônomo é responsabilizado (o PMO Autônomo é a única configuração que tem total responsabilidade no sucesso ou fracasso de um projeto).

Neste modelo são fornecidos templates, metodologias, governança e gerentes de projetos para o projeto ou programa. É o tipo geralmente indicado para empresas que são operacionais por natureza, mas possuem alguns projetos grandes. Nesses casos, o escritório de projeto aceita e aprova as entregas, além de ser encarregado da responsabilidade pelo sucesso do projeto, enquanto o restante da empresa mantém seu foco na operação dos ativos.

O PMO Autônomo é também a configuração indicada para organizações cujo projeto a ser trabalhado não tem relação estreita com o restante da empresa. Costumam ser organizações sem experiência no gerenciamento de projetos.

Quando falamos de PMO Autônomo, três características são fundamentais para seu sucesso:

• A experiência do gerente de projetos;
• A maturidade da equipe;
• A existência de um patrocinador (sponsor) que tenha poder ou influência na gestão de fatores externos ao projeto.

Deveres do PMO Autônomo incluem: manter processos, padrões e dados de gerenciamento de projetos.

Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)

O PMO de Suporte atua como consultor interno e tem um baixo grau de influência e controle sobre os projetos. No seu escopo de trabalho está o fornecimento de suporte, ferramentas e serviços de planejamento, controle de prazos, custos, qualidade, recursos técnicos, metodologia de gerenciamento de projetos, metodologia de gestão do conhecimento, interfaces organizacionais, dentre outros.

PMOs de Suporte não assumem as responsabilidades pelo resultado do projeto. Esses tipos de escritório de gerenciamento de projetos caracterizam-se pelo baixo nível de controle em projetos e equipes, além de seguir padrões unificados em todos os projetos.

Empresas que optam por essa configuração têm consultor interno dedicado (que basicamente fornece informações, melhores práticas e artefatos para projetos). Quando bem equipado, o PMO irá pesquisar, identificar, adotar e aplicar diligentemente todos esses artefatos, fornecendo uma plataforma de melhoria contínua.

No entanto, é importante ressaltar que PMOs de Suporte não têm a capacidade de influenciar ou controlar projetos, muito menos a organização. Essa configuração não é capaz de fornecer mudanças ou benefícios estratégicos devido às limitações inerentes à autoridade.

Os deveres do PMO de suporte são: manter processos, padrões e dados de gerenciamento de projetos, e executar tarefas de gerenciamento de projetos.

PMO de Controle

Dentre os tipos de escritório de gerenciamento de projetos, este fornece à empresa garantias de consistência, informando a gerência sênior se a organização está ou não executando seus projetos da maneira correta. Também fornece consistência e visibilidade em todos os projetos e programas.

Assim como o PMO de Suporte, o de Controle não tem poder, autoridade, recursos ou capacidade de entregar mudanças ou executar estratégias. Devido à natureza de seu papel, esse tipo de PMO enfrenta resistência por parte dos gerentes de projeto, bem como das equipes que executam o trabalho nos projetos. Quando os projetos falham, a culpa costuma ser devolvida entre o PMO e as equipes do projeto, cada um acusando o outro dos motivos da falha.

PMO Departamental

Neste modelo um PMO é configurado dentro de um departamento específico, entregando projetos que estão no domínio deste departamento. O PMO Departamental não possui a autoridade de influenciar a organização ou executar funções conforme exigido fora do departamento, mesmo que a área possua um nível muito alto de maturidade.

PMO Técnico

Neste tipo de PMO a gerência sênior “promove” seu melhor especialista técnico em uma função de gerenciamento de PMO. É também aplicável quando um membro da alta gerência, que não é conhecedor e certificado em gerenciamento de projetos, é chamado para liderar o PMO.

Infelizmente, este é um cenário comum em muitas empresas, todavia, muito perigoso. Neste modelo, o PMO transforma-se em um escritório técnico ao invés de ser um centro de excelência de gerenciamento de projetos. A organização perde de duas maneiras, pois se de um lado ela deixa de ter um de seus recursos técnicos altamente qualificados, por outro ela acaba tendo um PMO com pouco conhecimento na área.

Escritório de Projetos Corporativo

São os tipos de escritório de gerenciamento de projetos que atuam como um repositório central para o conhecimento de gestão de projetos e práticas organizacionais. Ou seja, dentro da organização servem como referência principal na gestão de projetos.

Como o nome sugere, nesta configuração de PMO temos uma abrangência corporativa. Dessa maneira, a atuação do Escritório de Projeto Corporativo é no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização.

Dentre os tipos de escritório de gerenciamento de projetos, este vai além do controle do projeto, pois fornece a experiência e os recursos para gerenciar o projeto e garante um alto nível de consistência de práticas em todos os projetos. Destina-se à gestão do portfólio e indicação dos projetos para a alta administração.

As principais funções do Escritório de Projetos Corporativo são:

• Planejamento estratégico dos projetos;
• Gerenciamento de projetos interdepartamentais;
• Gestão do conhecimento empresarial.

Concluindo

As configurações dos tipos de escritório de gerenciamento de projetos variam de acordo com o controle e influência dos projetos dentro da organização. A melhor escolha para a sua empresa depende do tamanho e da natureza do trabalho, bem como da cultura existente.

Neste artigo abordamos seis modelos:

• Projeto Autônomo (PMO Autônomo)
• Escritório de Suporte de Projetos (PMO de Suporte)
• PMO de Controle
• PMO Departamental
• PMO Técnico
• Escritório de Projetos Corporativo

Caso queira saber mais sobre o assunto e entender o modelo que mais se enquadra ao seu negócio, entre em contato conosco. Para ficar por dentro dos nossos materiais, não deixe de acompanhar o Glicando, o blog da Glic Fàs.