Trabalhe melhor, não trabalhe mais: domine a arte da Administração do Tempo

Pense nos conceitos de tempo e dinheiro. Se você perde o segundo, pode recuperá-lo, enquanto que uma hora desperdiçada é insubstituível, concorda? Você pode trabalhar muito, equilibrar vida pessoal com profissional, ou pode não fazer nada. Seja como for, um dia só terá 24 horas. Não existe nada que mude isso, afinal, o tempo é um recurso finito.

Se cabe a cada um de nós aproveitarmos ao máximo as horas nos nossos dias, por que ainda temos dificuldades para lidar com Administração do Tempo? Uma boa resposta para esta pergunta seria dizer que gerenciamento do tempo é uma habilidade que muitos ainda não dominam. E, diga-se de passagem, não é algo benéfico apenas para empresários ou gestores. Todos podem colher os benefícios da Administração do Tempo.

Já que não podemos adicionar horas aos nossos dias, que tal entendermos juntos, de uma vez por todas, a importância de planejarmos a rotina e como podemos gerenciar melhor nosso tempo?

Por que administração do tempo é tão importante para você?

Se você ainda acha que o assunto é apenas modismo, aqui estão cinco razões pelas quais você deve começar a trabalhar com a Administração do Tempo hoje mesmo:

#01 – Maior capacidade de tomada de decisões

Quantas vezes você já tomou alguma decisão sob pressão e acabou se arrependendo? Ou, mesmo que não tenha se arrependido, quantas vezes parou para pensar que, se tivesse analisado melhor, poderia ter dado um outro rumo para o problema em questão?

Sempre que estamos pressionados pelo tempo e precisamos tomar uma decisão, é muito mais provável que tiraremos conclusões precipitadas sem considerar todas as alternativas que temos. Com uma Administração do Tempo efetiva, eliminamos a pressão decorrente de não termos tempo suficiente. Assim, com tempo para examinarmos as opções e tomarmos uma decisão, diminuímos as chances de decisões que nos trarão problemas.

#02 – Redução do estresse

Imagine que você, para não perder um prazo, começou a trabalhar freneticamente em um projeto a fim de conclui-lo. Se alguém jogasse uma bomba em sua mesa neste exato momento – algo que precisaria ser resolvido para ontem – e perguntasse quanto tempo levaria para resolver o problema, como você responderia à pergunta?

A falta de controle do tempo pode nos dar a falsa impressão de que estamos mais sobrecarregados do que realmente estamos. E quando isso acontece, pode ser difícil descobrir quanto tempo levará para concluir uma tarefa.

À medida que você aprende a lidar com a Administração do Tempo, você passa a ter uma imagem muito mais clara das demandas do seu tempo. Você poderá, por exemplo, estimar quanto tempo uma determinada tarefa levará para concluir e saberá que pode cumprir o prazo. Como resultado, não estará mais sujeito ao alto nível de estresse. Sua saúde agradece.

#03 – Fazer mais com menos

Faça uma breve reflexão sobre suas atividades. Quanto mais você consegue fazer quando se concentra verdadeiramente? Saber gerenciar o tempo significa conseguir mais em menos tempo e com menos esforço.

Ao falarmos de metas, projetos e ações, isso pode significar a importante diferença entre os status “concluído” e “em andamento”. Portanto, uma boa Administração do Tempo significa que você conclui mais do que começa, e mais cedo.

#04 – Eliminação da procrastinação

Procrastinar está no sangue de quase todos nós. Colocando em prática a Administração do Tempo, você verá que não terá espaço na sua vida para a procrastinação. Isso porque quando você aprende a controlar o tempo sua capacidade de concentração melhora significativamente. Com o aumento do foco há o aumento da eficiência e, por consequência, você começará a executar as tarefas sem perda de tempo.

#05 – Mais tempo livre

Todos precisamos de tempo para relaxar e descontrair. Infelizmente, entre trabalho, responsabilidades familiares e tarefas de rotina (em casa ou na empresa), a maioria de nós acha difícil encontrar 10 minutos para sentar e não fazer nada.

Ter boas habilidades de Administração do Tempo ajuda você a encontrar as horas ou os minutos que tanto precisa. Mas, que habilidades seriam essas? Para responder a essa pergunta, vamos analisar algumas boas práticas que você pode adotar para manipular melhor seu tempo.

7 Dicas para um gerenciamento do tempo eficaz

“Work smarter, not harder”. Em uma tradução para o português seria algo como “Trabalhe melhor, e não mais”. Existem muitas coisas que você pode fazer com relação à gestão do tempo. Abaixo separamos aquelas que consideramos como principais:

#01 – Aprenda a delegar e/ou terceirizar

Para muitos proprietários de empresas, delegar é uma das coisas mais difíceis de aprender. Para alguns, é difícil deixar alguém fazer aquilo que eles costumavam fazer. Para outros, não há tempo para treinar outra pessoa para realizar determinadas tarefas. Se você se encaixa no que foi falado aqui, pode ser que você esteja auto sabotando seu tempo.

Mesmo que seu negócio seja pequeno, entenda que não há necessidade de você fazer tudo. Delegar ou terceirizar são poupadores de tempo, uma vez que diminui sua carga de trabalho e deixa-o com tempo para realizar tarefas mais importantes. Além disso, delegar também tem a ver com ser um gestor protagonista.

Você não pode ser o administrador do negócio e ao mesmo tempo cuidar do comercial. Vai chegar um momento que você dará contar que está fazendo muito, mas entregando menos resultados. Por isso, entregue responsabilidades a colaboradores qualificados ou contrate um freelancer experiente. Caso você decida fazer um treinamento interno, verá que o investimento inicial valerá a pena no final, pois dará a você mais tempo para atuar mais estrategicamente no seu negócio.

#02 – Aprenda a dizer “não”

Este pode ser um problema na vida de muitas pessoas. Ao falar “sim” para todas as solicitações na sua caixa de e-mail, você não apenas está se sobrecarregando, como não consegue delegar uma atividade para outra pessoa e tem medo de desagradar alguém.

Todavia, em algum momento você terá que aprender a recusar tarefas. Seu objetivo deve ser assumir apenas os compromissos:

• Pelos quais você sabe que tem tempo,
• Com os quais têm a ver com sua função e
• Que realmente são importantes para aquele momento.

Aprender a priorizar é a chave e falamos sobre isso adiante.

#03 – Dedique todo o seu foco à tarefa em mãos

Sabe aquela história de ser multitarefas? De responder o e-mail ao mesmo tempo em que você está no telefone resolvendo um assunto urgente?

Pois é, todos nós acreditamos sermos multitarefas. No entanto, a verdade é que nós, seres humanos, não somos capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Quando estamos no telefone e ao mesmo tempo trabalhando em um projeto, estamos simplesmente mudando nossa atenção de uma tarefa para outra mais rapidamente.

Para resolver isso, comece fechando todas as outras janelas do navegador e coloque o seu celular fora de vista. O objetivo é focar-se no que você tem agora. Se você está lendo este artigo, então continue para, assim que terminá-lo, ler seus e-mails, mandar uma mensagem ou fazer qualquer outra coisa.

#04 – Priorize

Antes de começar seu dia, faça uma lista do que você deverá fazer. Se você tiver 20 tarefas para realizar, quais delas precisam realmente ser realizadas naquele dia?

Na área de vendas, o Princípio de Pareto sugere que 80% das vendas normalmente são de 20% dos clientes. A teoria pode ser também aplicada na Administração do Tempo. Para isso, tenha em mente que 80% dos resultados são provenientes de 20% do esforço realizado.

Portanto, ao olhar sua lista diária de tarefas, tenha a Regra de Pareto em mente. Por uma questão de simplicidade, priorize cinco tarefas das que você precisa realizar. Ao utilizar a regra do 80-20, você verá que muito provavelmente poderá eliminar a maioria dos itens da sua lista.

#05 – Comunique-se

Seja um empresário, um freelancer ou empregado, sempre haverá momentos em que você terá que trabalhar com outras pessoas. Para tanto, é importante fortalecer as habilidades de comunicação e colaboração. Isso eliminará aquele desperdício de tempo para corrigir quaisquer mal-entendidos provenientes de falhas de comunicação.

#06 – Estabeleça deadlines

Se você senta para trabalhar em um projeto e tem o pensamento de que não vai sair da cadeira até que tal atividade seja concluída, pode estar fazendo algo errado. A falta de restrição do tempo acaba abrindo oportunidades para que você perca o foco de vez em quando e pule de uma atividade para outra.

A cada ação que for realizar, determine um prazo. Mesmo que o prazo acabe não se cumprindo, tendemos a ser mais comprometidos e eficientes quando delimitamos um tempo para cada atividade.

#07 – Utilize calendários e aplicativos

Talvez ter um calendário seja o passo mais fundamental para a Administração do Tempo. O Outlook possui um calendário e também indicamos o Google Calendar, que pode ser acessado de qualquer lugar e dispositivo.

Aplicativos para organizar sua agenda e tarefas também ajudam bastante:

• Trello,
• Remember the milk,
• Evernote,
• Timely

Concluindo

Deixar de trabalhar com a Administração do Tempo significa dar espaço para aquela sensação de que você está fazendo cada vez mais, mas realizando menos. À medida em que as habilidades de gerenciamento do tempo se tornam mais afiadas, você não apenas verá que se tornará mais eficiente no seu trabalho, mas também terá mais tempo para passar com sua família, cuidar de sua própria saúde e bem-estar.

Aqui neste artigo deixamos algumas dicas que ajudam em uma eficaz Administração do Tempo. Você tem algo para complementar? Caso tenha alguma outra sugestão que tem ajudado você nessa tarefa, compartilhe conosco nos comentários.

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Créditos imagem: Unsplash por Tristan Gassert