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Implementação de projetos de melhoria organizacional

William Edwards Deming disse uma vez: “Não é preciso mudar. A sobrevivência não é mandatória”. Na história das grandes corporações, temos diversos exemplos de companhias que sentiram na pele o significado da citação, como é o caso da Kodak.

Dentro das empresas, líderes deveriam ter como diretriz o esforço para tornarem suas organizações e práticas de gestão cada vez melhores. Mudar é essencial para evoluir, por mais clichê que isso possa soar. Quando convivemos com um cenário de crises econômicas e políticas como o nosso, se faz ainda mais necessário buscar a mudança como maneira de sobrevivência dos negócios.

Você já deve ter ouvido falar que mudanças começam de dentro para fora. Se isso se aplica ao lado pessoal, por que não aplicar a regra às empresas? Sendo assim, antes de pensar em melhorar produtos ou serviços, é preciso avaliar questões como:

  • Que aspectos organizacionais podem ser mudados?
  • Por onde começar o processo de mudança?

Em outras palavras, se faz necessário focar na melhoria organizacional.

Entendendo os projetos de melhoria organizacional

Todo projeto parte do princípio de ser um esforço dedicado, único, com começo, meio e fim para se atingir um determinado objetivo. Portanto, projetos de melhoria organizacional podem ser planejados e executados com sucesso utilizando metodologias e técnicas padronizadas de gerenciamento de projetos, as quais podem ser adaptadas para suportarem o planejamento, a implementação e os processos de validação de iniciativas de melhoria.

Portanto, pensando em projetos de melhoria organizacional temos as fases:

  1. Conceituação
  2. Planejamento
  3. Execução
  4. Monitoramento e Controle de Projeto
  5. Encerramento

Primeira Fase: Conceituação 

Para que ela comece, é importante refletir sobre:

  • Qual é o problema organizacional a ser resolvido?
  • O desenvolvimento de um projeto resolverá esse problema?
  • Quais são os objetivos específicos do projeto?
  • Temos recursos suficientes para criar e apoiar o projeto?

Segunda Fase: Planejamento

A segunda fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é chamada de fase de planejamento. Uma vez que exista o OK para a melhoria organizacional, deve-se delinear os objetivos iniciais:

  • Qual é o propósito, visão ou missão do projeto?
  • Existem objetivos mensuráveis ou critérios de sucesso?
  • Quais são os riscos?
  • Como o trabalho pode ser desdobrado em atividades que possam ser monitoradas e controladas?
  • Qual é a sequência dessas atividades?
  • Qual é o tempo necessário para cada atividade?
  • Que recursos serão necessários para cada atividade?

Terceira Fase: Execução

É nesta fase que os projetos de melhoria organizacional ganham corpo e são executados. Nesta etapa o plano do projeto é colocado em ação e a melhoria é colocada em prática. Em qualquer projeto, um gerente de projeto passa a maior parte do tempo nesta etapa, então tenha em mente que ela merece atenção mais do que especial.

É nesta etapa que o gestor orquestra todos os players para que todas as atividades sejam feitas de acordo com o planejado. Caso algo aconteça que não tenha sido planejado, ele aciona seus planos e contingências.

Quarta Fase: Monitoramento e Controle do Projeto

Durante essa fase o desempenho é medido continuamente para garantir que a melhoria seja bem-sucedida. Além disso, é nesta etapa que são feitas as correções no projeto, caso percebam-se problemas de desempenho.

Quinta Fase: Encerramento

É aqui que os resultados são liberados. O último passo é conduzir uma avaliação das lições aprendidas para examinar o que deu certo e o que não funcionou como o previsto. Importante destacar que é preciso manter cada etapa documentada, a fim de transferir a experiência para que outras melhorias possam ser analisadas e implementadas.

Importante!

Trabalhar com projetos de melhoria organizacional significa estabelecer uma metodologia que aumenta o controle sobre os processos de mudança organizacional. Com isso, o líder consegue ter a certeza de que a melhoria está sendo implementada dentro de um escopo e, o mais importante, alinhada estrategicamente com os objetivos da empresa, uma vez que um projeto só segue adiante se fizer sentido para o negócio.

Que tal implementar projetos de melhoria organizacional na sua empresa? Caso queira conversar sobre o assunto, entre em contato. E fique à vontade para compartilhar este post com seus colegas. Até a próxima!

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Patricia C. Cucchiarato Sibinelli
  • Diretora Executiva
  • Mentoria em gestão de negócios.
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